Схема документооборота фирмы внешняя и внутренняя. Соединяем внутренний и внешний документооборот. Бумажный, но эффективный или электронный, но приобретенный

На базе продуктов ЭОС можно реализовать различные схемы внешнего документооборота в электронном виде.

Взаимодействие с удаленными подразделениями, внешними исполнителями и постоянными контрагентами

Доступ в систему для удаленных подразделений, внешних исполнителей и контрагентов, взаимодействующих с организацией на постоянной основе, можно организовать:

В системе «ДЕЛО» – с помощью подсистемы «ДЕЛО-WEB», обеспечивающий доступ к СЭД с любого компьютера, подключенного к Интернету. Гибкая настройка прав доступа позволяет ограничить доступ удаленных пользователей к внутренней информации, хранимой в СЭД «ДЕЛО»;

На базе системы EOS for SharePoint – путем создания закрытого веб-портала для сторонних контрагентов, автоматизировав процесс согласования и предоставления документов. Система позволяет на одном портале организовать как внутренний документооборот, так и внешний, гибко ограничив права доступа для групп пользователей и для отдельных лиц;

Взаимодействие с внешними СЭД

Межкорпоративный электронный обмен документами – с помощью интеграции с операторами ЭДО. Позволяет организовать взаимодействие в электронной форме с любым количеством контрагентов, независимо от того, к каким сервисам обмена они подключены и какими СЭД пользуются

Интеграция с сервисами ЭДО используется в бизнес-процессах обмена документами (договоры, акты, счета-фактуры, накладные, переписка и др.) с заказчиками и поставщиками, сокращает время и расходы на пересылку, дает возможность минимизировать бумажные архивы. Сервисы автоматически фиксируют факт отправки/получения документа.

Юридически значимый электронный документооборот с любыми сторонними организациями с использованием электронной подписи (ЭП).
Взаимодействие системе документооборота с помощью опции «Сервер Электронного Взаимодействия» (СЭВ). Подходит для компаний, которые обмениваются большим числом документов. Опция автоматизирует обмен электронными документами и обеспечивает прозрачность их обработки в организациях-участниках документооборота.

Возможности опции СЭВ

автоматическое получение документов из других организаций;
автоматическая проверка на повторность поступившего документа;
автоматическая регистрация в своей СЭД поступившего по СЭВ документа;
автоматическое связывание;
автоматизированная отправка;
автоматическое формирование информации о прохождении и исполнении;
автоматическое получение докладов от адресатов документов;
гибкая настройка правил обмена.

Классификации систем электронного документооборота

Классификация СЭД возможна в зависимости от специфических задач, определенной «ниши», занимаемой в рамках общей системы документооборота. Особенности таких продуктов обусловлены специфическими концепциями и моделями бизнес-процессов предприятия, что является основой для автоматизации различных областей делопроизводства. В этом случае эксперты выделяют такие группы решений, как системы WorkFlow (технология автоматизации деловых процессов), системы делопроизводства, электронные архивы документов.

системы коллективной обработки документов и комплексные системы управления документами.

Термин WorkFlow характеризует системы, направленные на автоматизацию большого числа бизнес-процессов компании, при этом удельный вес каждого из них невелик. WorkFlow позволяет работать с такими бизнес-процессами, контент которых подвергается постоянным изменениям и дополнениям. Важной особенностью является возможность работы с неструктурированными данными.

Данные системы позволяют строго регламентировать направления до куме нто потока в зависимости от тина документа и значений его реквизитов, автоматически направляя документ определенному исполнителю при возникновении заранее сформулированных условий.

Системы делопроизводства - это автоматизированные системы построения и контроля за выполнением потоков документов в соответствии с представлением заданной логики делопроизводства в программном обеспечении. То есть речь идет о создании документов в потоковом режиме с возможностью слабой или жесткой маршрутизации и отслеживанием жизненного цикла каждого документа. Системы делопроизводства, как правило, ориентированы на отдельные сферы применения: финансы, производство, управление продажами, хотя отчетность, генерируемая ими, пронизывает всю организационную структуру предприятия.

Электронные архивы представляют собой интегрированные в информационную систему предприятия систематизированные каталоги корпоративных документов. Перевод бумажных версий в электронные осуществляется посредством разных методов, в том числе, методов поточного сканирования. Электронные архивы состоят непосредственно из хранилища документов, программного обеспечения, обеспечивающего взаимодействие архива с элементами информационной системы: серверами, приложениями (модульная система), а также верхней надстройки - программного обеспечения, управляющего хранилищем и модульной системой ввода-вывода.

Системы коллективной обработки документов предполагают поддержку совместной работы с документом, включая разработку маршрутов движения документа и описание сценария движения, определения круга лиц, причастных к работе с документом, установку уровня их прав и полномочий.

Комплексные системы синтезируют функции отдельных приложений и подсистем и подразумевают комплексную автоматизацию бизнес-процессов предприятия.

IDC, со своей стороны, предлагает расширенную классификацию СЭД, выделяя в этом секторе системы, ориентированные на автоматизацию бизнес-процессов (business process EDM), корпоративные СЭД (enterprise-centric EDM), системы управления контентом (Content Management Systems), системы управления информацией (Information Management Systems) - или порталы, системы управления изображениями/образами (Imaging Systems) и системы управления потоками работ (WorkFlow Management Systems).

СЭД, ориентированные на автоматизацию бизнес-процессов (business process EDM), используются для специфических вертикальных и горизонтальных приложений. EDMS-системы обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая работу с образами, управление записями и потоками работ, управление содержимым.

Корпоративные СЭД (enterprise-centric EDM) обеспечивают корпоративную инфраструктуру (доступную всем корпоративным пользователям) для создания документов, коллективной работы над ними и их публикации. Базовые функции корпоративных СЭД аналогичны функциям СЭД, ориентированным на бизнес-процессы. Как правило, решения этого класса не ориентированы на использование только в какой-то конкретной отрасли или на решение узкой задачи. Они внедряются, как общекорпоративные технологии.

Системы управления контентом (Content Management Systems) обеспечивают создание, доступ и управление контентом, доставку содержимого (вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции). Доступность требуемой информации не в виде документов, а в виде объектов меньшего размера облегчает процесс обмена информацией между реализуемыми приложениями.

Системы управления информацией (Information Management Systems) или порталы обеспечивают агрегирование информации, управление информацией и ее доставку через Internet/intranet/extranet. С их помощью реализуется возможность накопления (и применения) опыта в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. С помощью порталов обеспечивается доступ через стандартный Web-навигатор к ряду приложений электронной коммерции (обычно, через интерфейс ERP-системы).

Системы управления изображениями/образами (Imaging Systems) осуществляют конвертацию отсканированной с бумажных носителей информации и микрофильмов в электронную форму (обычно, в формате TIFF). Данная технология лежит в основе перевода в электронную форму информации со всех унаследованных бумажных документов и микрофильмов. В число базовых функций стандартной системы обработки изображений входят: сканирование, хранение, ряд возможностей но поиску изображений и др.

Системы управления потоками работ (WorkFlow Management Systems). Системы данного типа предназначены для обеспечения маршрутизации потоков работ любого тина (определения путей маршрутизации файлов) в рамках корпоративных структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются для повышения эффективности и степени контролируемости корпоративных бизнес-процессов. Системы управления потоками работ обычно приобретаются как часть решения (например, EDMS-системы или PDM-системы).

Предлагаемую классификацию СЭД можно дополнить также системами управления корпоративными электронными записями. Рыночному сегменту ПО управления корпоративными записями уже около 5 лет. Корпоративные записи фиксированы во времени и неизменяемы, являясь свидетельством бизнес-транзакций, различных прав и обязательств и др. Корпоративные пользователи должны сами определить, какое содержимое необходимо сделать корпоративной записью (такое решение требует оценки перспективных потребностей их бизнеса). В число корпоративных решений, требующих сохранения содержимого, входят основные бизнес-системы, включая ERP-системы и бухгалтерские системы, почтовые системы (например, MS Exchange), системы управления отчетами и выводом, системы электронной коммерции, программные средства коллективной работы (системы управления проектами, онлайновой конференц-связи и др.).

Факторы выбора систем электронною документооборота

Требования по объему хранения. Если у вас много документов (по объему хранения), необходимо выбрать систему, поддерживающую иерархическое структурное хранение (HSM - Hierarchal Storage Management). Этот механизм хранит наиболее активно используемые данные на наиболее быстрых, но и наиболее дорогих носителях, в то время как реже используемая информация автоматически переносится на медленные и дешевые носители.

Наличие формализуемых процедур, требующих поддержки их выполнения и автоматизации контроля (подготовки документов определенного типа, выполнения стандартных функций организации и т. д.).

Необходимость автоматизации административного управления организацией. Степень сложности организационной структуры.

Наличие территориально распределенных подразделений. Этот фактор накладывает определенные требования к удаленному доступу, к репликации данных и т.д.

Наличие бумажного архива большого объема. Некоторые системы документооборота поставляются с уже интегрированными подсистемами массового ввода документов.

Наличие не удовлетворяющей текущим потребностям системы документооборота.

Необходимость в развитой маршрутизации документов, в управлении потоками работ (workflow managing). Как продолжение этой необходимости - потребность в поддержке произвольных бизнес-процессов, возможно работающих совместно с прикладными системами поддержки этих процессов.

Требования по срокам хранения документов. При больших сроках хранения (десятки лет) стоит серьезно подумать об организации параллельного архива на микрофильмах.

Требования к "открытости", расширяемости системы. Возможность интеграции с существующими информационными системами и использования имеющегося оборудования.

Необходимость хранения изображений документов. Использование в организации специфических форматов хранения документов. Необходимость поддержки инженерных и конструкторских задач, других особенностей деятельности предприятия.

Необходимость развитых средств поиска информации. Полная поддержка системой языков имеющихся в организации документов.

Требования к безопасности (шифрование, организация доступа и т. д.). Возможность использования уже имеющихся в информационной инфраструктуре организации механизмов доступа в системе документооборота.

Требования по соответствию определенным стандартам: внутренним, отраслевым, ГОСТ, международным стандартам по контролю качества, уровню организации хранения информации.

Российский рынок систем автоматизации делопроизводства

В зависимости от применяемых технологий, аналитики РБК предлагают следующее деление представленных на российском рынке СЭД на группы:

1. Системы западного производства, среды разработок.

2. Российские системы, в основе которых лежит Lotus Domino/Notes.

3. Полностью российские разработки.

В первой группе на российском рынке представлено только три западные системы: Documentum, DOCS Open/DOCSFusion и Lotus Domino.Doc.

Ко второй группе относятся такие решения, как CompanyMedia и OfficeMedia («Интертраст»), БОСС-Референт («АйТи»), «ЗОЛУШКА» (НТЦИРМ), «Эскадо Интерпроком» (ЛАН). Аналитики отмечают популярность на российском рынке продуктов на основе Lotus Domino/Notes.

Все остальные системы, представленные в России, можно отнести к третьей группе, в том числе:

1С:Архив-1С

DocsVision - Digital Design

RBC Docs - РБК СОФТ

IIGIntravert -IIG

IT-Inco - IncoFlow

LanDocs - Ланит

Optima-WorkFlow - Optima

VisualDoc - ЦентрИнвест Софт

Гран Док - Гранит

Дело -ЭОС

ДокМенеджер - СофтИнтегро

Евфрат Cognitive - Technologies

Эффект-Офис ИКК - «Гарант Интернэшнл» Следует отметить, что пока именно российские системы, к которым можно отнести и системы, основанные на Lotus Domino/Notes, контролируют большую часть рынка.

Именно эти программные продукты отвечают особенностям российского документооборота и делопроизводства. Западные системы пока занимают менее 10% российского рынка.

Однако, на сегодняшний день, большинство предприятий используют разрозненные программные средства, функционально направленные на автоматизацию только ряда строго ограниченных задач:

Подготовка документов - Microsoft Word;

Системы машинного перевода - PROMT Translation Office 2000: SmarTool Mail Translator, Dictionary Editor, Electronic Dictionary, WebView, QTrans, Clipboard Translator, Integrator;

Технологии обработки экономической информации на основе табличных процессоров - Microsoft Excel;

Технологии использования систем управления базами данных (СУБД) - Microsoft Access;

Технологии обработки речи: средства речевого управления, средства диктовки, средства идентификации по образу речи - предназначены для распознавания компьютером человеческих слов и выполнения определенных действий - Open Speech, Natural Dialogue System, Dragon Dictate;

Рассмотрим более подробно некоторые из приведенных выше систем электронного документооборота.

Обзор основных систем документооборот, представленных в России

Docs Fusion и Docs Open. Разработчиком этих продуктов является компания Humminubird . Это одна из самых популярных в мире систем, относящихся к классу "электронных архивов". К сожалению, различные поколения и компоненты продукта получили различные названия, и поэтому при ознакомлении с ним возникает определенная путаница. Изначально существовала система Docs Open - клиент-серверное приложение с "толстым" клиентом. Затем был разработан сервер приложений Docs Fusion, позволивший избавиться от необходимости иметь "толстого" клиента, обращающегося напрямую к базе данных. К нему есть два клиента: Windows-клиент PowerDocs и Web-клиент CyberDocs. Перспективной для компании является платформа Docs Fusion. Для простоты мы далее будем называть систему словом Docs, имея в виду Docs Fusion и клиентов - PowerDocs и CyberDocs.

В России Docs Open представлена достаточно давно и уже применяется во многих организациях. Дистрибьютором этого продукта в России является недавно созданная компания HBS. Docs может эффективно применяться и в крупных организациях с большим числом сотрудников (тысячи человек), и в небольших фирмах, где работает иять-шесть человек. Система в первую очередь позиционируется как предназначенная для организаций, которые занимаются интенсивным созданием документов и их редактированием (головные офисы компаний, консалтинговые компании, органы власти и т. д.).

Клиент PowerDocs - это Windows-интерфейс, по идеологии построения напоминающий MS Outlook. Пользователь может обращаться к Docs через интерфейс самого MS Outlook и даже в окне Windows Explorer, что позволяет работать с папками Docs как с обычной файловой системой. Клиент PowerDocs позволяет осуществить мобильный доступ с возможностью синхронизации при подключении, в том числе и по медленным линиям. Эта функция также позволяет обеспечить стабильную работу пользователя в режиме неустойчивой работы локальной сети. Клиент CyberDocs обеспечивает практически ту же функциональность, что и PowerDocs, но через Internet-браузер.

В одном комплексе может быть установлено несколько серверов DocsFusion, при этом автоматически реализуется балансировка нагрузки и устойчивость к сбоям (fault tolerance). Это значит, что при сбое одного из серверов пользователи почувствуют лишь некоторое замедление работы системы, а сама система действительно может обеспечить одновременную работу с ней достаточно большого количества пользователей. Для хранения данных системы необходимо использовать Microsoft SQL Server или Oracle. В качестве хранилища для самих документов используется файловая система. Поддерживается механизм иерархического хранения данных HSM.

Система позволяет легко осуществить интеграцию и стыковку с другими прикладными системами как на уровне клиента PowerDocs, так и на уровне сервера. Docs - это открытая платформа, к ней поставляются средства разработки для создания специализированных приложений или интеграции с другими системами.

Продукт не ориентирован на применение в области инженерно-конструкторского документооборота, в нем нет интеграции с системами CAD/САМ. В территориально распределенных организациях могут возникнуть проблемы, так как в системе нет механизмов репликации информации. В ней имеются средства поддержки совместной работы на уровне рабочей группы. Однако для больших организаций этих средств недостаточно.

Documentum. Это система управления документами, знаниями и бизнес-процессами для крупных предприятий и организаций. В России ее представляет компания "Документум Сервисиз". Documentum - это платформа, в большей степени, чем готовый продукт, предназначенная для создания распределенных архивов, поддержки стандартов качества, управления проектами в распределенных проектных группах, организации корпоративного делопроизводства, динамического управления содержимым корпоративных интранет-порталов.

В продукте предусмотрено все, что нужно крупной организации, - это интегрированная система, позволяющая комплексно решать достаточно широкий спектр задач. Она включает необходимую функциональность для автоматизации деловых процессов: маршрутизацию, утверждение, распределение, уведомление и контроль исполнения. Documentum достаточно масштабируем, вся информация, которая хранится в системе, управляется выделенным серверным компонентом -хранилищем DocBase. Documentum содержит механизмы, позволяющие управлять хранением информации: она поддерживает управление версиями, публикацией, доступом, местонахождением информации и дает возможность осуществлять архивацию. Система может эффективно работать в распределенной архитектуре в территориально разобщенных подразделениях благодаря реализованным механизмам репликации и синхронизации информации, а также централизованного администрирования. Documentum поставляется в нескольких "редакциях", ориентированных на различные задачи: создание порталов, управление знаниями, обеспечение соответствия стандартам/управление качеством, организация В2В (business-to-business) взаимодействия. Важной особенностью для многих отраслей является возможность полного документирования всех событий и жесткого отслеживания выполнения определенных процедур.

Продукт включает в себя средства, позволяющие создавать приложения в среде Documentum, в том числе Web-приложения. Но для разработки приложений для Documentum и интеграции его с другими приложениями можно использовать и внешние средства разработки: продукт построен на современных открытых технологиях. Благодаря такой открытости для его внедрения в существующую информационную среду не потребуется существенных расходов на модификацию инфраструктуры. Documentum отличается мощной поддержкой форматов и средствами автоматической генерации файлов форматов PDF и HTML из любых хранимых данных. Одним из преимуществ использования этого продукта для промышленных предприятий является возможность его интеграции с ERP и CAD/CAM-системами.

Documentum имеет относительно высокую стоимость внедрения за счет того, что является "конструктором", из которого собирается необходимая функциональность, и далек от "коробки", а кроме того, сложен в освоении, что является очевидной оборотной стороной его функциональной полноты. Поэтому оснащение этим продуктом отдельных рабочих групп или организаций с числом сотрудников порядка одного-двух десятков имеет мало смысла, разве что в случае, если предполагаются быстрые темны роста.

Безусловно, Documentum является одним из наиболее мощных продуктов, однако позволить себе такую систему могут только организации, которые очень серьезно относятся к задаче автоматизации документооборота и готовы выделить на нее достаточные финансовые и интеллектуальные ресурсы.

LanDocs. Система LanDocs в первую очередь ориентирована на делопроизводство и архивное хранение документов. Она состоит из нескольких компонентов: системы делопроизводства, сервера документов (архива), подсистемы сканирования и визуализации изображений, подсистемы организации удаленного доступа с использованием Internet-клиента, почтового сервера.

Компонент делопроизводства реализован в клиент-серверной архитектуре на базе промышленной СУБД: Oracle или Microsoft SQL Server. Программное обеспечение для централизованного управления хранением документов в электронном архиве реализовано в виде отдельного сервера. В качестве отдельной опции поставляется модуль полнотекстового поиска документов с учетом правил русского языка. Почтовая служба LanDocs сделана так, что сотрудники, у которых установлен специальный клиентский компонент LanDocs, могут получать со общения-задания и отчитываться по ним, используя стандартный почтовый ящик Microsoft Exchange или Lotus Notes. Продукт открыт для разработчиков - имеется API для встраивания LanDocs в Windows-приложения сторонних разработчиков. Компонент сканирования и работы с изображениями имеет достаточно продвинутую функциональность: он позволяет фильтровать изображения, исправлять перекос, возникший после сканирования, распознавать текст.

Система LanDocs не ориентирована на поддержку коллективной работы и процесса создания документов.

Microsoft SharePoint Portal Server. Система является электронным архивом с развитыми средствами поддержки совместной работы. Это, пожалуй, первый продукт компании Microsoft, который может претендовать на роль корпоративного. Поддерживает: совместное создание документов, ведение версий документов, изъятие и возврат документов в архив (check-out, check-in). В нем нет Windows-клиента как такового. Для доступа к архиву используется Web-клиент (сторонние разработчики могут дописывать для него свои компоненты) и компонент, инте1рированный в Windows Explorer, что позволяет обращаться к архиву как к набору файлов.

В систему встроены достаточно мощные средства индексации и поиска. Причем поиск может осуществляться как по внутренним хранилищам информации (файлы, интранет-сайты, базы Microsoft Exchange, базы Lotus Notes), так и по внешним (Internet). Система способна индексировать и публиковать документы, которые находятся в файловой системе на серверах локальной сети. В качестве альтернативы документы можно переместить в хранилище самого сервера (которое аналогично хранилищу MS Exchange 2000). Регистрационные данные о документах всегда помещаются в хранилище сервера, при этом нет необходимости в использовании отдельного сервера баз данных.

Система достаточно открыта, к ней можно добавлять различные компоненты. Опора на Web-технологии делает такое расширение технологичным.

Продукт наиболее эффективен в качестве базы информационной и н фра структуры для компаний, которые делают ставку не на иерархическое управление, а на матричную организацию взаимодействия людей и плоскую структуру управления. Для традиционных фирм она может стать звеном в интранет-ин фра структуре для "оживления" последней, так как концепции, заложенные в эту систему, позволяют сделать процесс публикации информации на портале частью каждодневной работы с документами, не требующей особо сложных процедур, ресурсов и организационных усилий.

Optima Workflow. Хотя система и называется Optima Workflow, это больше чем workflow-продукг. Кроме общего механизма организации потока работ, он позволяет хранить на время проведения работ все документы, относящиеся к процессу. Для этого в качестве хранилища используется механизм общих папок Microsoft Exchange. Полезной возможностью является отслеживание критических путей и представление комплекса взаимосвязанных работ в виде диаграмм Ганта. Впрочем, эту работу можно производить и в среде MS Project с использованием всех ее возможностей, так как Optima Workflow позволяет экспортировать данные о ходе работ в эту программу.

Система автоматизирует процессы регистрации документов по правилам делопроизводства, реализует механизмы аннотирования и сбора резолюций, доставки отчетов об исполнении поручений.

Тот факт, что Optima Workflov использует в качестве основного хранилища и транспорта Microsoft Exchange, определяет все ее возможности но надежности хранения, защите от сбоев, возможности применения медленных линий связи, синхронизации данных, ограничения доступа к данным. Для регистрации версий документов используется СУБД, к которой осуществляется доступ через ODBC. Как уже указывалось выше при классификации систем, workflow-система удобна для формализации типовых процедур работы с документами в организациях, где такая работа является ежедневной практикой. Так как Optima Workflow в качестве сервера использует Exchange, его легко внедрить в тех компаниях, где он уже применяется по своему прямому предназначению - как почтовый сервер. Не нужно рассчитывать на то, что Optima Workflow позволит вам задействовать Exchange в качестве электронного архива - для этого есть другие продукты, к примеру описанный выше Microsoft SharePoint Portal Server. Optima Workflow хранит документы только в процессе, пока работы, связанные с ним, не завершены.

"БОСС-Референт". Данная система разработана компанией АйТи. Она ориентирована в первую очередь на организации, руководство которых стремится к оптимизации деятельности своих сотрудников и повышению эффективности работы, в том числе и экономической эффективности. "БОСС-Референт" относится к категории систем, ориентированных на поддержку управления организацией, эффективной работы сотрудников и на накопление знаний, и при этом имеет развитые дополнительные сервисы (о них - чуть ниже).

Основное назначение системы "БОСС-Референт" - создание корпоративной системы, охватывающей деятельность всех сотрудников на своих рабочих местах и поддерживающей управленческие бизнес-процессы. Система поддерживает российские стандарты делопроизводства, организационное управление, контроль исполнительской дисциплины, отслеживание договоров с внешними организациями, согласование документов. Отличительная особенность ее в том, что, будучи полноценной системой документооборота, предназначенной для работы всех сотрудников организации, она уже обладает всей необходимой функциональностью для реализации делопроизводства. В ней с самого начала фигурируют понятия, роли и функции, присущие организациям со сложной иерархической, в том числе территориально распределенной, структурой в России. Другая отличительная черта системы "БОСС-Референт": в ней реализованы функции CRM-системы, контроля договоров, учета материальных ценностей, потокового сканирования и распознавания (в "БОСС-Референт" интегрирована система FineReader), электронной конференции и доски объявлений.

Дополнительные модули системы "БОСС-Референт" включают автоматизацию организации и планирования мероприятий, автоматизацию деятельности бюро пропусков на предприятии, генератор отчетов, факс-сервер.

Система реализована на платформе Lotus Notes. Благодаря этому вдобавок к функциям "БОСС-Референта" пользователи получают в свое распоряжение все богатство функциональности самой среды Lotus Notes, включая электронную почту, репликацию данных, возможность удаленной работы и т. д. "БОСС-Референт" является наиболее открытой во всех смыслах системой - она поставляется вместе с полными исходными текстами. К ней дополнительно прилагается инструментарий разработчика с полным описанием функций прикладного программного интерфейса.

Компания АйТи разработала несколько методик оценки экономического эффекта внедрения СЭД "БОСС-Референт". На основании таких оценок можно посчитать реальную экономию от перевода в электронный вид процессов согласования, создания, поиска и хранения документов, договоров, использования шаблонов документов, автоматизации процессов контроля исполнения поручений, работы с договорами и т.д. Такие методики, наряду с методиками ТСО (total cost of ownership), применяются при оценке проектов внедрения системы на коммерческих предприятиях.

"Дело". Система "Дело", которая до недавнего времени называлась "Дело-96", является типичным представителем систем автоматизации делопроизводства и именно в этом качестве приобрела популярность у нас в стране. Она последовательно поддерживает все правила делопроизводства, унаследованные от советского делопроизводства и принятые в России. Разработчик - компания "Электронные офисные системы" (ЭОС) - взял курс на пересмотр концепции продукта в сторону создания полноценной системы документооборота. Продукт поддерживает идеологию делопроизводства, суть которой в следующем: чтобы было совершено любое действие в организации, нужен документ, к которому "приделываются ноги", то есть обеспечивается его движение. Движение документов (при том, что физически они, естественно, не перемещаются) происходит за счет изменения учетных записей о документах в базе данных. Для хранения документов компания ЭОС недавно представила отдельный продукт, интегрированный с системой "Дело", обеспечивающий функции электронного архива. В системе реализован Web-интерфейс, что удобно для организации удаленного доступа и построения интранет-порталов. Система имеет API, позволяющий интегрировать ее с различными приложениями. "Дело" хранит учетные записи средствами промышленной СУБД - Oracle или Microsoft SQL Server; осуществляет полное протоколирование действий пользователей с документами. Последняя версия интегрирована с системой распознавания FineReader для занесения в нее данных с бумажных документов. Продукт в первую очередь интересен для организаций, которые сталкиваются с необходимостью внедрения формализованного делопроизводства для подразделений секретариатов, канцелярий, общих отделов.

"Евфрат". "Евфрат" является простым электронным архивом с базовыми возможностями контроля исполнения. Разработан компанией Cognitive Technologies. Компания предлагает спектр продуктов для организаций различного масштаба -от версии для малого офиса до варианта для крупных компаний. В нашем случае речь пойдет о втором варианте, называемом "Евфрат Клиент-сервер", в котором в качестве клиентской части используется "Евфрат-Офис", являющийся самостоятельным продуктом, который может работать независимо от серверного компонента системы.

"Евфрат" построен в парадигме "рабочего стола" с нанками. Документы раскладываются но нанкам, которые могут иметь любую степень вложенности. Собственного хранилища файлов "Евфрат" не имеет - система хранит только ссылки на файлы или на страницы в Internet. Для хранения реквизитов документов используется СУБД собственной разработки. В комплект продукта входят утилиты, позволяющие уплотнять и архивировать базу данных этой СУБД.

Отличительной особенностью является возможность открыть и просмотреть любой документ поддерживаемого системой формата с помощью встроенной программы просмотра, правда, без форматирования и иллюстраций, что, впрочем, не составляет проблемы, так как документ можно открыть во внешнем "родном" приложении. К сожалению, "Евфрат" не дает возможности отслеживать получение и возврат документов (check-out, check-in) и хранение версий, что может усложнить коллективную работу с документами. Система позволяет описать категории документов и приписать любой из категорий любые реквизиты.

Для ввода информации с бумажных носителей в комплект продукта входит система потокового ввода, основанная на другом продукте компании - системе распознавания текстов Cuneiform. По сути, "Евфрат" представляет собой средство сканирования, распознавания, регистрации документов, присвоения им реквизитов, индексации, полнотекстового поиска, назначения заданий, связанных с документом, и контроля их исполнения. Это недорогое решение, которое может оказаться полезным в малом офисе или на предприятиях, не предъявляющих высоких требований к масштабируемости информационной системы.

Другие системы. В этот раздел отнесены продукты, детальное описание которых было бы во многом повторением сказанного. Однако это не означает, что они в чем-то уступают описанным выше.

Система Company Media разработана российской компанией "Интертраст" на основе Lotus Notes. Содержит широкий набор сервисов, поддерживающих делопроизводство, коллективное создание документов, контроль исполнения, управление договорами, управление проектами, управление персоналом, учет материальных ценностей и др. Сильной стороной является эффективная поддержка территориально распределенных структур управления за счет специальных методов, гарантирующих доставку заданий независимо от качества линий передач. Система может иметь широкое применение в организации - и как база для автоматизации делопроизводства, и как средство поддержки работы сотрудников в организации в целом. Дополнительные сервисы, реализованные в системе, делают ее еще более привлекательной.

Lotus Domino.doc представляет собой приложение для Notes/Domino, написанное самой же компанией Lotus, которое имеет достаточно развитый электронный архив, позволяющий в среде Notes реализовать корпоративное хранилище докумен-тов.Обеспечивает функции хранения версий, контроль изъятия и возврата документов (check-out, check-in). Будучи дополненной компонентом Domino Workflow, помогает реализовать потоки работ. Для организаций, использующих Lotus Notes/Domino, выбор Domino.doc может оказаться оправданным. Продукт стоит недорого в пересчете на рабочее место, при условии что на этих местах уже имеются клиентские лицензии Lotus Notes. Продукт Staffware относится к категории workflow-систем масштаба предприятия. Разработан одноименной компанией hltp://www.staffware.com/, распространяется в России фирмой "Весть-Метатехнология". Это серверная технология для управления потоками работ. Типичными пользователями Staffware (как, впрочем, и любой другой системы workflow) могут стать телекоммуникационные компании, крупные и средние банки, гостиницы, другие организации, изо дня в день выполняющие множество регламентированных типовых операций.

"Эффект-Офис" - продукт петербургской компании "Гарант Интернешнл". При невысокой цене он достаточно функционален - содержит электронный архив, средства описания структуры организации, ограничения доступа но ролевому принципу и маршрутизации документов. Основная функция -электронный архив со средствами поиска информации. Кроме того, он включает в себя средства автоматизации делопроизводства, базирующиеся на технологиях маршрутизации документов контроля исполнения. В продукте реализована собственная электронная почта с поддержкой POP3/SMTP и UUCP. Отличительной чертой являются низкие требования к ресурсам оборудования и ориентация на небольшие организации (до 100-150 сотрудников). В целом "Эффект-Офис" является полноценным решением начального уровня и может быть неплохим выбором в случае, если организация не предъявляет повышенных требований к масштабируемости или имеет ограниченный бюджет на информационные технологии.

Сводная таблица

Здесь приведена сводная таблица свойств различных систем, описанных в этой статье. Такие большие и сложные системы, как системы документооборота, тяжело поддаются классификации. Из множества свойств, которые являются отличительными для таких продуктов, мы попытались выделить наиболее существенные.

Как известно, проблема обмена корреспонденцией между организациями, использующими различные системы электронного документооборота (СЭД), достаточно злободневна. Документооборот между двумя разными организациями и сегодня осуществляется в бумажном виде, что сильно усложняет оперативный обмен служебной информацией. До сих пор этот процесс выглядел следующим образом: документ, созданный в СЭД одной организаций, распечатывался на бумажный носитель, доставлялся курьером или обычной почтой в другую организацию, где он сканировался и вводился в новую СЭД. С учетом того, что внутри каждой из этих организаций действует своя система автоматизации документооборота, каждое изменение документа, предназначенного для внешнего обращения, подвергается вышеописанной процедуре неоднократно.

Принятие закона об электронно-цифровой подписи отчасти решило эту проблему, законодательно разрешив безбумажный обмен документами между независимыми организациями. Однако отсутствие единого стандарта электронного обмена корреспонденцией являлось серьезным препятствием для практической реализации этой возможности. Особенно серьезно эта проблема встает при реализации федеральной целевой программы "Электронная Россия", одной из задач которой является объединение государственных органов власти единой системой электронного документооборота.

Появление нового XML-формата, одним из наиболее перспективных вариантов применения которого является переход на единую систему электронного документооборота, позволит существенно повысить эффективность контактов организаций со своими партнерами, удаленными филиалами, государственными органами и другими внешними организациями.

В середине марта 2002 года компания АйТи первой среди компаний-производителей систем электронного документооборота объявила о завершении разработки решения, которое позволит объединять в единое информационное пространство системы электронного документооборота, построенные на различных платформах и использующие различные форматы данных.

К созданию этого решения специалистов компании подтолкнуло стремление организовать взаимодействие своего продукта - широко используемой системы "БОСС-Референт", построенной на платформе Lotus Domino/Notes, с другими системами электронного документооборота. С этой целью в системе "БОСС-Референт" реализован XML-шлюз, разработанный с учетом рекомендаций действующих ГОСТов и инструкций в области документационного обеспечения управления.

Эффективность внедрения систем элек! ройного документооборота

Согласно общему определению, будем рассматривать эффективность как достигаемый результат деятельности, отнесенный к затратам на его достижение.

Эффективность = Результат/Затраты.

Фактор I - Сокращение затрат на бумажные документы.

Фактор 2 - Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников.

Фактор 3 - Ускорение информационных потоков.

Фактор 4 - Изменение корпоративной культуры.

Для оценки возможного экономического эффекта от внедрения системы электронного документооборота необходимо знать, какое время сотрудники организации тратят на выполнение рутинных, непроизводительных операций над документами. Согласно оценкам западных консалтинговых компаний, доля таких операций может составлять до 20-30 % всего рабочего времени. Каждый, кто хоть раз пытался согласовать какой-либо документ в российских бюрократических организациях, знает, что на это может уйти и 60 и 70 % рабочего времени. Достаточно точное представление о таких затратах можно получить, проведя исследование существующего документооборота и измерив соответствующие показатели. Электронная цифровая подпись

До сих пор достаточно актуальна проблема правового режима электронной копии документа. Техническое решение этой проблемы существует - любые данные, представленные в электронной форме, могут быть зашифрованы и снабжены электронной цифровой подписью.

В отличие от рукописной подписи, электронная цифровая подпись (ЭЦП) имеет не физическую, а логическую природу - это просто последовательность символов (можно сказать, кодов), которая позволяет однозначно связать автора документа, содержание документа и владельца ЭЦП. Использование электронной подписи имеет характерные недостатки -необходимо специальное техническое (средства криптографии, передачи данных и т.п.), организационное и правовое обеспечение.

Чтобы последовательность символов, представляющих сообщение, могла однозначно идентифицировать ее автора, необходимо, чтобы она обладала уникальными признаками, известными только отправителю и получателю сообщения. Это достигается применением средств шифрования (более общий термин - криптография). Если обе стороны используют один и тот же метод шифрования сообщений, известный только им, то мы можем говорить о том, что они общаются в защищенном канале.

Метод шифрования - это формальный алгоритм, описывающий порядок преобразования исходного сообщения в результирующее.

Ключ шифрования - это набор параметров (данных), необходимых для применения метода.

В состав ЭЦП можно включить специальные данные, характеризующие само сообщение, чтобы исключить возможность внесения в него изменений в канале связи (любой вид транспортировки). Для этого используется понятие дайджеста сообщения.

Дайджест сообщения - это уникальная последовательность символов, однозначно соответствующая содержанию сообщения. Обычно дайджест имеет фиксированный размер, например 128 или 168 бит, который не зависит от длины самого сообщения. Дайджест вставляется в состав ЭЦП вместе со сведениями об авторе и шифруется вместе с ними.

Однако такой механизм нельзя считать удовлетворительным, поскольку в нем нет однозначного соответствия между текстом сообщения и величиной контрольной суммы. Можно предложить алгоритм, который позволит но известной контрольной сумме создать новое сообщение, отличное от исходного, но имеющее ту же контрольную сумму.

Современной математике известны специальные функции, не обладающие свойством обратимости. Они позволяют из одной последовательности чисел (из одного сообщения) получить другую последовательность (другое сообщение) таким образом, что обратное преобразование невозможно. Такие функции, используемые в криптографии, называют хэш-функциями.

Похожий метод используется и для аутентификации документов средствами ЭЦП. Исходное сообщение обрабатывается хэш-функцией, после чего образуется некий хэш-код. Он так же уникален для данного сообщения, как отпечатки пальцев уникальны для человека. Это и есть дайджест сообщения. Его нередко называют отпечатком, или оттиском, по аналогии с отпечатками пальцев. Его также иногда называют электронной печатью, или штампом. Дайджест сообщения присоединяется к электронной подписи и далее является ее составной частью.

Принимающая сторона расшифровывает сообщение, проверяет электронную подпись с помощью своей половины ключа, затем обрабатывает сообщение той же хэш-функцией, что и отправитель, после чего сличает полученный дайджест с тем, который содержался в подписи. Если дайджесты совпали, значит, сообщение не подвергалось изменениям в канале связи.

Лекция 04: «ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ И ИХ КЛАССИФИКАЦИИ»

Определение:

Система в общем смысле - совокупность сильно связанных объектов, обладающая свойствами организации, связности, целостности и членимости.

Свойства системы:

Связи между элементами в системе превосходят по силе связи этих элементов с элементами, не входящими в систему. Это свойство позволяет выделить систему из среды;

Для любой системы характерно существование интегративных качеств (свойство эмерджентности), которые присущи системе в целом, но не свойственны ни одному её элементу в отдельности: систему нельзя сводить к простой совокупности элементов;

Система всегда имеет цели, для которых она функционирует и существует.

Одной из характерных тенденций развития общества в настоящее время является появление больших чрезвычайно сложных систем (крупные автоматизированные, технологические, энергетические, гидротехнические, информационные и другие комплексы). С другой стороны стремление познать мир обитания человечества как сложную многофункциональную систему стало реальностью сегодняшнего дня. Все это привело к необходимости определить понятие сложной системы, разработать методические принципы её исследования, управления и проектирования.

В настоящее время однозначного, чёткого определения сложной системы нет. Известны различные подходы и предложены различные формальные признаки её определения. Так, одни учёные предлагают относить к сложным системы, имеющие 104-107 элементов. К ультросложным - системы, состоящие из 107-1030 элементов; и к суперсистемам – системы из 1030-10200 элементов. Такой подход имеет тот недостаток, что данное определение сложности является относительным, а не абсолютным. Другие предлагают к сложным относить системы, описываемые на языке теоретико-вероятностных методов (мозг, экономика, форма и т.п.).

Еще пару лет назад даже профессионалы говорили о системах электронного документооборота как о "светлом будущем". Но жизнь оказалась стремительнее наших представлений. Системы электронного документооборота уже активно применяются на крупных и средних предприятиях, в государственных структурах, и, что самое главное, интерес к ним непрерывно растет. В данной статье сделан краткий обзор основных систем электронного документооборота, представленных в России, и введены базовые понятия, позволяющие приблизиться к решению по выбору системы документооборота, наилучшим образом подходящей именно для вашей организации. Сразу оговоримся: статья не претендует на полноту изложения возможностей программных продуктов (при необходимости с ними можно ознакомиться, обратившись за материалами к поставщикам) - внимание сфокусировано на их концептуальных особенностях, позволяющих осуществить правильный выбор продукта (системы).

В обзор включены 12 различных систем, представленных на российском рынке. Для того, чтобы их описание не казалось разрозненным набором фактов, в начале статьи приведены примененные принципы классификации систем - без такой "шкалы" изучение предмета этой статьи, сложного и многогранного, было бы невозможно. Для описания контекста, в котором используются эти системы, обозначена причина появления электронного документооборота, приведены некоторые базовые понятия, указаны основные задачи, решаемые системами. В качестве "ключа" к осуществлению выбора приведены основные факторы, влияющие на решение о выборе системы, упомянуты основные проблемы внедрения.

Почему данная статья появилась в разделе статей "Все о сканерах"? Как вы сможете убедиться в ходе прочтения данной статьи, любая система документооборота лишена смысла без блока ввода данных. Т.к. именно данные - это та сущность, которая вводится в систему, обрабатывается, преобразуется на каждом этапе системы и, в конечном счете, приводит к образованию новых формализованных данных, которые, в свою очередь, определяют дальнейшее поведение системы.

Способов ввода данных в Систему электронного документооборота может быть несколько: это могу быть данные из других систем, прикладных приложений, электронной почты и т.п., но прежде всего - это данные с бумажных носителей, которые вводятся в СЭД посредством сканирования оригинала документа и последующей его обработки. По-этому документные сканеры и специализированное программное обеспечение для сканирования - в комплексе являются неотъемлемой, а зачастую - первичной частью систем электронного документооборота.

См. представленную выше схему. В конкретных реализациях некоторые компоненты могут отсутствовать или, наоборот, присутствовать в нескольких экземплярах.

Зачем нужны системы электронного документооборота
Какую цель ставит перед собой организация, переходящая на электронный документооборот?
Эффективность = Результат/Затраты
Базовые понятия и терминология
Основные задачи, решаемые системами документооборота
Основные факторы, влияющие на решение о выборе системы
Проблемы внедрения системы документооборота
Общая классификация систем документооборота
Обзор некоторых систем документооборота, представленных в России
Внешний электронный документооборот

В любой организации документооборот либо есть, либо его нет. Если организация может существовать в условиях неформального управления ("начальник сказал - сделали"), то, очевидно, никакого документооборота в ней нет. Если же вводится определенный формализм в управлении компанией и в организации всевозможных деловых процессов (или, по-другому, "бизнес-процессов"), то рано или поздно возникает необходимость хотя бы часть управленческих механизмов переводить на упорядоченную документационную основу (например, собирать визы в договоре, регистрировать входящие и исходящие письма, чтобы потом можно было найти концы, и т. д.). В результате возникает документооборот. Если им не управлять, то через некоторое время начинаются проблемы. Например, теряются документы, а потом, когда надобность в них отпадает, они обнаруживаются на своем обычном месте. Или руководитель подписывает договор, в котором указана неверная сумма и вдобавок нет визы сотрудника, непосредственно отвечающего за его выполнение. Ситуации, знакомые практически всем.
Очевидно, что, наводя порядок, руководители компаний находят организационные решения тех или иных проблем документооборота, примерно соответствующие уровню задач каждой компании. Часто придумывают разумную схему размещения файлов на сервере, чтобы документы все же можно было найти, и используют электронную почту как базовое средство передачи документа на согласование и для контроля исполнения.
Однако эти частичные меры работают только до определенного момента. Дальше, когда компания ставит перед собой все более сложные задачи и вдобавок растет в размерах, таких средств хранения информации, обеспечения взаимодействия и контроля выполнения поручений начинает не хватать. Возникают две возможности: либо внедрить в компании классический бумажный документооборот, что сегодня выглядит уже как "каменный век", либо внедрить электронную систему. Обычно выбор делается однозначно в пользу второго пути - вопрос только в том, какую систему выбрать.

В первую очередь руководство волнует вопрос об экономической эффективности использования систем электронного документооборота. На этапе принятия решения о выборе и внедрении системы электронного документооборота от представителя заказчика порой приходится слышать примерно такие рассуждения: "А зачем вообще надо внедрять системы электронного документооборота?"; "Какой экономический эффект даст внедрение СЭД?"; "Сотни лет люди работают с бумагой. Почему бы и нам не работать также?"; "Внедрение информационных систем вообще и электронного документооборота в частности требует серьNзных капиталовложений. Лучше мы потратим эти деньги на модернизацию основных производственных фондов"... Иногда похожие рассуждения преподносятся в несколько провокационной форме: "Мол, я догадываюсь, что внедрение системы электронного документоотборота - это модно, перспективно, современно и даже выгодно. Но вы убедите меня в этом!".
Говоря о различных факторах повышения эффективности деятельности организации при внедрении системы электронного документооборота, необходимо, прежде всего, договориться о том, как определяется та самая эффективность. Согласно общему определению, будем рассматривать эффективность как достигаемый результат деятельности, отнесенный к затратам на его достижение.

Как видно из данного определения, повышать эффективность деятельности организации можно по меньшей мере двумя путями: сокращая затраты и/или увеличивая результат. Хорошие системы электронного документооборота позволяют реализовать оба варианта. Образно говоря, внедрение таких систем дает организации возможность меньше тратить и больше зарабатывать . Рассмотрим, в первую очередь, факторы, способствующие снижению затрат:
Фактор 1 - Сокращение затрат на бумажные документы
Фактор 2 - Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников
Фактор 3 - Ускорение информационных потоков
Фактор 4 - Изменение корпоративной культуры
Для оценки возможного экономического эффекта от внедрения системы электронного документооборота необходимо знать, какое время сотрудники организации тратят на выполнение рутинных, непроизводительных операций над документами. Согласно оценкам западных консалтинговых компаний, доля таких операций может составлять до 20-30% всего рабочего времени. Каждый, кто хоть раз пытался согласовать какой-либо документ в российских бюрократических организациях, знает, что на это может уйти и 60 и 70% рабочего времени. Достаточно точное представление о таких затратах можно получить, проведя исследование существующего документооборота и измерив соответствующие показатели.

Аналогично тому, как бит является единицей информации в кибернетике, документ является единицей информации в системах документооборота. Системы документооборота хранят документы, ведут их историю, обеспечивают их движение по организации, позволяют отслеживать выполнение тех бизнес-процессов, к которым эти документы имеют отношение. В организации, где внедрена система документооборота, документ является базовым инструментом управления. Здесь нет просто решений, поручений или приказов - есть документы, содержащие эти самые приказы, решения, поручения и т. д.: все управление в организации осуществляется через документы.
Любой документ в системе документооборота снабжается "карточкой", подобной библиотечной. Обычно конкретный набор полей в такой карточке привязан к типу документа. Хранилище системы электронного документооборота можно представить себе в виде базы данных, содержащей информацию полей карточек и некоторого хранилища для самих документов.
Обычно путают два термина: "делопроизводство" и "документооборот". Часто можно услышать фразу: "Это не система документооборота, а система делопроизводства" или наоборот. Делопроизводство - это термин, применяемый в конторской практике для обозначения формального набора правил работы с документами. Существуют системы документооборота, которые можно настроить на необходимые правила делопроизводства. Но есть системы, которые изначально предназначены для поддержки именно этих правил и в этом смысле не обладают более общими функциями в достаточной мере для того, чтобы их можно было назвать системами документооборота. С другой стороны, свод правил делопроизводства, который принят в России, довольно обширен, и настройка системы документооборота на эти правила - задача нетривиальная.

Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией, из которых наиболее часто встречаются следующие:

обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.
поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.
поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.
протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности).
оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.
исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.
Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Требования по объему хранения. Если у вас много документов (по объему хранения), необходимо выбрать систему, поддерживающую иерархическое структурное хранение (HSM - Hierarchal Storage Management). Этот механизм хранит наиболее активно используемые данные на наиболее быстрых, но и наиболее дорогих носителях, в то время как реже используемая информация автоматически переносится на медленные и дешевые носители.
Наличие формализуемых процедур, требующих поддержки их выполнения и автоматизации контроля (подготовки документов определенного типа, выполнения стандартных функций организации и т. д.).
Необходимость автоматизации административного управления организацией. Степень сложности организационной структуры.
Наличие территориально распределенных подразделений. Этот фактор накладывает определенные требования к удаленному доступу, к репликации данных и т.д.
Наличие бумажного архива большого объема. Некоторые системы документооборота поставляются с уже интегрированными подсистемами массового ввода документов.
Наличие не удовлетворяющей текущим потребностям системы документооборота.
Необходимость в развитой маршрутизации документов, в управлении потоками работ (workflow managing). Как продолжение этой необходимости - потребность в поддержке произвольных бизнес-процессов, возможно работающих совместно с прикладными системами поддержки этих процессов.
Требования по срокам хранения документов. При больших сроках хранения (десятки лет) стоит серьезно подумать об организации параллельного архива на микрофильмах.
Требования к "открытости", расширяемости системы. Возможность интеграции с существующими информационными системами и использования имеющегося оборудования.
Необходимость хранения изображений документов. Использование в организации специфических форматов хранения документов. Необходимость поддержки инженерных и конструкторских задач, других особенностей деятельности предприятия.
Необходимость развитых средств поиска информации. Полная поддержка системой языков имеющихся в организации документов.
Требования к безопасности (шифрование, организация доступа и т. д.). Возможность использования уже имеющихся в информационной инфраструктуре организации механизмов доступа в системе документооборота.
Требования по соответствию определенным стандартам: внутренним, отраслевым, ГОСТ, международным стандартам по контролю качества, уровню организации хранения информации.

Существуют общие практически для любых организаций проблемы, которые приходится решать при реализации, внедрении и сопровождении систем электронного документооборота. Ниже перечислены основные из них.

Консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться. Боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота.
Фактор директора "советского типа" - нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы.
Постоянные структурные изменения в организации, слабая формализация бизнес-процессов.
Необходимость обеспечения юридической силы документов (после принятия закона об электронной подписи этот фактор начнет терять свою значимость).
Необходимость взаимодействовать с внешним "бумажным" миром, в особенности если это касается параллельных структур в ассоциированных организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная работа.

Кроме этих, существуют специфические для определенных типов организаций проблемы, их детальный анализ может стать предметом отдельной статьи.

Любая система документооборота может содержать элементы каждой из приведенных ниже категорий, но большинство из них имеют конкретную ориентацию в одной из областей, связанную в первую очередь с позиционированием продукта.

Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы - ЭА). Электронный архив - это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации. Некоторые системы особенно выделяются за счет развитых средств полнотекстового поиска: нечеткий поиск, смысловой поиск и т. д., другие - за счет эффективной организации хранения: HSM, поддержка широкого диапазона оборудования для хранения информации и т. д.
Системы с развитыми средствами workflow (WF). Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая "жесткая маршрутизация"). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом "работа" (work). Системы такого типа называют системами workflow - "поток работ" (к сожалению, для этого термина нет точного эквивалента в русском языке). К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.
Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Эти "гибридные" системы, которые обычно сочетают в себе элементы двух предыдущих. При этом базовым понятием в системе может быть как сам документ, так и задание, которое нужно выполнить. Для управления организацией нужна как "жесткая", так и "свободная" маршрутизация, когда маршрут движения документа назначает руководитель ("расписывает" входящий документ), поэтому обе технологии в том или ином виде могут присутствовать в таких системах. Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение. При внедрении таких систем на крупных предприятиях важно определить, предоставляет ли система возможность эффективного администрирования, обработки больших объемов информации, интеграции с автоматизированными системами управления производством, масштабируемости, поэтапного внедрения, учета территориальной распределенности, сложной организационной структуры, ролевого принципа организации доступа и т. д.
Системы, ориентированные на поддержку совместной работы (collaboration). Это новое веяние в области систем документооборота, связанное с пониманием изменчивости рыночных условий в современном мире и с необходимостью иметь для быстрого движения "только самое нужное", без лишнего, очень полезного, но тяжелого балласта. Такие системы, в противоположность предыдущим, не включают понятия иерархии в организации, не заботятся о какой-либо формализации потока работ. Их задача - обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Обычно реализованы в концепции "порталов". Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов в интранет, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч (как реальных, так и виртуальных). Такие системы находят заказчиков среди быстро развивающихся коммерческих компаний, рабочих групп в крупных фирмах и государственных структурах.
Системы, имеющие развитые дополнительные сервисы. Например, сервис управления связями с клиентами (CRM - Customer Relation Management), управления проектами, биллинга, электронной почты и пр. (Отметим, что по сложности функций система документооборота и, например, сервис CRM могут иметь различные пропорции в зависимости от организации. Но в контексте этой статьи функциональность CRM является дополнительной.)

К созданию этого решения специалистов компании подтолкнуло стремление организовать взаимодействие своего продукта - широко используемой системы "БОСС-Референт" , построенной на платформе Lotus Domino/Notes, с другими системами электронного документооборота. С этой целью в системе "БОСС-Референт" реализован XML-шлюз, разработанный с учетом рекомендаций действующих ГОСТов и инструкций в области документационного обеспечения управления.

Выбор системы документооборота - это не просто технологическая или инженерная задача, он связан с общей стратегией развития организации. Если это коммерческая компания, то выбор определяется во многом ее целями, конкурентной средой, структурой, которая имеется на данный момент, а также той структурой, к которой компания придет в будущем, и, кроме того, экономическим эффектом внедрения. Если это государственное учреждение, то надо перенести акцент на полноту учета задач, решаемых организацией, особенности этих задач, связанные со спецификой ее деятельности. В общем, при выборе системы документооборота нужно учитывать множество факторов, которые на первый взгляд могут не иметь отношения к предмету. Приведенный выше обзор поможет вам выработать первоначальную гипотезу о том, какие системы могут вам подойти.

Достаточно большой пласт централизованного документооборота составляют так называемые внутренние документы. В их число входят (ОРД), предназначенные для использования только внутри организации. Это могут быть приказы руководства касательно внутренней деятельности организации, протоколы совещаний, различные нормативные документы (должностные инструкции, положения о структурных подразделениях и т. п.).

На этом этапе в функции канцелярии входит выполнение таких операций, как (рис.3):

подготовка проекта внутреннего документа;

обеспечение согласования документа;

утверждение;

контроль исполнения документа;

подшивка копии в дело.

Рис. 3. Обработка внутренних документов

Проекты.внутренних, документов могут подготавливаться структурными подразделениями организации или секретарями руководства. Технология их дальнейшей обработки совершенно аналогична рассмотренной выше технологии обработки входящих документов.

Регистрационные формы и документы службы делопроизводства

Регистрация документа - это фиксация факта создания или поступления документа в организацию. Регистрация включает проставление регистрационного номера документа и запись сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрация документа необходима для учета, контроля и поиска нужных документов.

Утверждение документов проводится должностным лицом (руководителем) соответствующего подразделения или руководителем предприятия или специально издаваемым документом для придания документу юридической силы. В утвержденных документах присутствует гриф утверждения документа, содержащий слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности, подпись инициалы и фамилию лица, утверждающего документ, и дата утверждения.

Перечень документов, подлежащих утверждению.

· Акты (проверок, ревизий, выполненных работ, списания, экспертизы, приема-передачи дел и т. д.)

· Инструкции (должностные, по технике безопасности и т. д.)

· Отчеты (о производственной деятельности, о командировках и т. д.)

· Перечни (должностей, работников, документов и т. д.)

· Планы (производственные, развития, внедрения новой техники и т. д.)

· Положения (о структурном подразделении, премировании и т. д.)

· Программы (проведения работ, мероприятий, командировок)

· Структура и штатная численность

· Сметы (расходов, использования средств и т. д.)

· Перечень документов, на которых ставится печать

На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами ставятся печать и подпись. Подпись должна быть заверена печатью предприятия.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть личной подписи должностного лица, подписавшего документ, и текст был разборчивым.

· Акты (приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы, приема-передачи дел и т. д.).

· Архивные справки, а также копии (выписки) архивных документов.

· Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.).

· Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, о производстве работ и т. д.).

· Заявки (на оборудование и т. д.).

· Заявление (на аккредитив, об отказе от акцепта и т. д.).

· Командировочные и другие служебные удостоверения.

· Лицензии на право ведения какой-либо деятельности.

· Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

· Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т. д.).

· Поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные в банк, на получение и перевод валюты, на импорт и т. д.).

· Реестры (чеков, бюджетных поручений, представляемые в банк, на отправку международной корреспонденции).

· Свидетельства об открытии представительств.

· Смета расходов (на производство новых изделий на капстроительство, калькуляцию к договору и т. д.).

· Совместные документы, подписанные руководителями предприятий.

· Спецификации (изделий, продукции и т. д.).

· Учредительные документы (устав, протокол и т. д.).

· Характеристики.

· Штатные расписания и изменения к ним.

· Перечень документов, не подлежащих регистрации.

В данный перечень включены документы, не подлежащие регистрации. Этот перечень может быть конкретизирован с учетом рода деятельности предприятия и доведен до секретарей-референтов, или лиц, ведущих журналы регистрации.

· Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.

· Графики, наряды, заявки.

· Сводки и информация, присланные для сведения.

· Прейскуранты, прайс-листы.

· Технические условия.

· Нормы и нормативы расходов материалов.

· Поздравительные письма.

· Пригласительные билеты.

· Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги).

· Формы статистической отчетности.

· Корреспонденция, адресованная работникам предприятия с пометкой "лично".

· Объяснительные записки.

· Форма журнала регистрации входящих документов

Входящие документы включают корреспонденцию, поступающую от органов законодательной и исполнительной власти, служебную корреспонденцию, письма, заявления и обращения граждан.

Для регистрации входящих документов применяется специальный журнал, в котором регистрационный номер (индекс) состоит из порядкового номера по данному журналу и номера дела, в которое подшивается документ.

Журнал необходим для обеспечения сохранности и оперативного поиска входящих документов.

Для контроля исполнения документов в журнале введена графа "Отметка об исполнении". Данные об исполнителе и сроке исполнения берутся из резолюции руководителя на входящем документе.

Исполнителю документ передается под расписку в графе "Исполнитель".

Журнал ведется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства.

На крупных предпритиях с большими потоками деловых документов организацию делопроизводства и работу с документами обеспечивает специальное подразделение - канцелярия. В зависимости от хаpактеpа выполняемой работы сотрудников канцелярий делят на две категоpии: специалисты и технические исполнители .

Специалисты - это pефеpенты, методисты, заведующий аpхивом, заведующий экспедицией, pедактоp, коppектоp.
Технические исполнители - это секpетаpь-стеногpафист, делопpоизводитель, экспедитоp, куpьеp.

Основные функции, которые выполняет канцелярия на предприятии следующие:

1). Пpием и pегистpация (учет) документов

2). Распpеделение документов и доставка их исполнителям

3). Офоpмление и отпpавка исходящих документов

4). Стеногpафиpование и печатание документов

5). Контpоль за сpоками исполнения документов

6). Фоpмиpование дел и сдача их в аpхив

7). Организация хpанения и обеспечение использования документов , хpанящихся в аpхиве.

Вопросы для самопроверки.

1. В чем состоит различие централизованного документооборота организации от документооборота структурного подразделения?

2. Как обрабатываются секретарем входящие документы?

3. Как обрабатываются секретарем исходящие документы?

4. Как организован внутренний документооборот в организации?

5. Каков порядок регистрации документов секретарем?

6. Какие функции выполняет канцелярия во взаимодействии с секретарем?

Похожая информация.

Как внедрить документооборот на предприятии

Производственную, организационную и социальную деятельность предприятия сопровождают и подтверждают документы. Организация движения документов от момента создания до момента смерти (завершения исполнения, уничтожения или сдачи в архив) называется документооборотом.

★ Документооборот - это система создания, обработки, приема, передачи, хранения и архивирования документов на предприятии.

Документооборот в компании подразделяют на несколько видов, в зависимости от сферы применения:

кадровый;
производственный;
административно-хозяйственный;
управленческий;
бухгалтерский.

Понятие документооборота взаимосвязано с понятием делопроизводства, которое включает в себя все процессы работы с документами. Поэтому движение документов также контролируется в архивном деле, секретном и конфиденциальном делопроизводстве.

Если система документооборота на предприятии отсутствует, невозможны:

эффективный, грамотный и своевременный кадровый, налоговый, управленческий и бухгалтерский учет;
оперативное взаимодействие с вышестоящими организациями, контрольно-надзорными и государственными органами, дочерними подразделениями, общественными формированиями;
управление предприятием и взаимодействие между структурными подразделениями;
управление персоналом, контроль производственной деятельности сотрудников, справедливая и своевременная оплата труда.

Основы документооборота в организациях закрепляют локальными нормативными актами - положениями, инструкциями.

Основные принципы организации документооборота

Правила организации документооборота должны соответствовать задачам, которые решает система. Это бесперебойное движение документов по кратчайшим маршрутам с минимальными затратами труда и времени.

Соблюдайте принципы документооборота , чтобы обеспечить бесперебойную работу системы и исключить утрату бумаг:

Четкая маршрутизация . Установленные для разных типов документов схемы движения, обеспечивающие оперативное и беспрепятственное прохождение документов в нужном направлении.
Непрерывность . Ее достигают за счет контроля времени, установленного для обработки документа исполнителями и равномерного распределения нагрузки между ними.
Регламентация всех процедур исполнения документа . Все процедуры от создания или приема, регистрации и последующей обработки документов регламентируют. Это позволит обеспечить необходимую ритмичность и непрерывность.
Исключение дублирования . Это разработка оптимальных маршрутов, исключающая выполнение дублирующих операций при обработке и исполнении документов.

Таблица. Роли участников документооборота и процессы, в которых они участвуют

Система документооборота в организациях

Структура документооборота на предприятии - это три категории документов:

входящие , поступающие извне по каналам связи, включая телефон и электронную почту;
исходящие , разрабатываемые организацией и отправляемые сторонним адресатам;
внутренние, создаваемые на предприятии документы внутреннего пользования: организационно-распорядительные, инструктивные, нормативные и пр.

Схема документооборота внутри предприятия имеет вертикальную и горизонтальную направленность. Вертикальные документопотоки обеспечивают:

прохождение управленческих сигналов сверху вниз,
обратную связь,
перемещение документов между структурными подразделениями разного уровня.

Горизонтальные документопотоки перемещаются между подразделениями, имеющими одинаковый организационный уровень.

Схема потока документов в организации

Скачайте эту и другие схемы в журнале

По какой форме организовать документооборот на предприятии

Организация документооборота на предприятии может быть разработана по одной из трех форм:

централизованной: все документы хранят одном подразделении - обычно это входит в функционал канцелярии или секретариата;
децентрализованной: документацию распределяют по тем структурным подразделениям, которые осуществляют ее обработку, исполнение и хранение;
смешанной: это комбинация первых двух форм.

Организационная структура компании и объем документооборота - это главные факторы, которые определяют выбор формы. В небольшой организации с ограниченным документопотоком чаще используют централизованную форма. Функции делопроизводителя при этом поручают сотруднику бухгалтерии, кадровой службы, секретарю-референту.

Компания, чьи структурные подразделения расположены территориально на удалении друг от друга, используют децентрализованную форму организации документооборота.

В крупных компаниях целесообразно организовать движение документов по смешанной форме. Хранит бумаги специализированное подразделение, а текущая документация находится в работе у исполнителей. При этом исполнителям должны быть знакомы требования, предъявляемые к документообороту, а также требованиями по делопроизводству, установлены новым ГОСТ Р 7.0.97-2016 .

Инструкция по делопроизводству: принципы организации документооборота

Скачать документ

Схема документооборота на предприятии

Схема документооборота организации составляется с учетом того, какие из подразделений участвуют в обороте документации и каков его объем.

Объем документооборота выражается в количестве документов, зарегистрированных в журналах входящей, исходящей и внутренней документации или в автоматизированной системе учета. За учетную единицу при регистрации бумажного документа принимается один его экземпляр, при этом неважно, оригинал это или копия, поступившая как входящие.

С учетом того, что документопотоки могут формироваться несколькими подразделениями, общая схема документооборота может быть достаточно сложной, целесообразно разработать этот регламент для каждого из отделов.

Документооборот на предприятии: образец схемы для небольшой компании с централизованной формой движения документации

Скачать схему

В чем отличие электронного документооборота от бумажного

Чем выше степень стандартизированности операций и процессов, составляющих основы документооборота, тем легче исполнять главные принципы - оптимизация и беспрерывность. Четыре главных принципа делопроизводства легко поддаются алгоритмизации, поэтому все процессы можно автоматизировать.

Сегодня подавляющее большинство предприятий уже используют системы электронного документооборота. И, если сравнивать его с бумажным, можно сразу выделить пять основных преимуществ.

Быстрый поиск и передача документов . То, как быстро исполнитель получит нужный документ, никак не зависит от того, где этот документ хранится. Найти его и отослать исполнителю можно в режиме реального времени, то есть - сразу. Исполнитель и сам может осуществлять поиск необходимых документов, используя ключевые слова или другие задаваемые критерии отбора.
Документы можно хранить сколь угодно долго без потери качества и утраты информации . Если бумажный документ с течением времени может потерять первоначальный вид, выцвести, порваться, то в электронном формате он будет храниться в первоначальном виде так долго, как это требуется.
Доступ к электронному документу можно легко разграничить . В отличие от бумажного документооборота, конфиденциальные электронные документы легко можно зашифровать, ограничив несанкционированный доступ. Передавать их также можно по защищенным каналам связи с использованием специальных кодов и ключей. Доступ к хранящимся документам можно легко и быстро настроить с учетом прав пользователей.
Электронные системы документооборота обеспечивают строгий контроль за движением документации . Это позволяет исключить человеческий фактор при контроле исполнения и гарантирует своевременное выполнение поручений и обязательств, что является условием успешной деятельности предприятия.
Существенная экономия средств компании . Один раз приобретя лицензию на программу или даже приобретя ее бесплатно, предприятие получает право на обучение работников и обновление версий. Автоматизация документооборота позволяет высвободить человеческие ресурсы, исключить неизбежные при ручной обработке документации ошибки. Внедрение специальных программ позволяет повысить производительность и сократить время прохождения и исполнения управленческих решений.