Как писать бизнес письмо на английском. Формальное письмо на английском языке, правила написания и структура. Основные правила составления делового письма

Стоит ли употреблять сокращенные формы глаголов, наподобие I’m вместо I am? В принципе, это допускается, кроме совсем уж жаргонных выражений gonna и wanna. Но все чуть лучше будет, если вы не поленитесь написать полные формы таких словосочетаний с раздельными словами.

Обязательно следует учитывать национальные и региональные различия, но это больше относится к стилистике, чем к лексикону. Правила делового тона или общепринятой вежливости отличаются даже в том случае, когда английский язык чужой для жителей данной местности. Все равно люди ожидают от иностранца соблюдения местного этикета. Далее рассмотрим наиболее крупные регионы земного шара.

1. Великобритания, Германия, другие страны северной Европы, говорящие на языках германской группы. Здесь этикет наиболее близок к британской традиции. Это классическая деловая переписка на английском, примеры которой приводятся в данной статье. Нужна определенная вежливость, краткая и понятная, часто стандартная, в скромном умеренном стиле. Действует правило «не» – лучше отказаться от речевых оборотов, вызывающих сомнения, и не писать лишнего. Подходят такие слегка заумные фразы, как «Should you have questions», «I would appreciate your efforts», «Please do not hesitate». В общем представьте, что вы находитесь в колледже, где учился Гарри Поттер.

1. США, в меньшей степени Канада, Австралия и Новая Зеландия. Традиционно иммигрантские государства привыкли к более простому общению. Вежливые обороты требуются только при общении со старшими по должности коллегами или важными чиновниками, вершащими человеческие судьбы. В остальных случаях надо четко и понятно изложить суть . Нежелательны словесные конструкции с использованием would, should, could и might.

1. Азиатские страны – Китай, Япония, Корея, Индия, Иран, Аравия. Здесь приветствуются самые вежливые формы обращения, вплоть до некоторой угодливости и пространного словоблудия. Особенно при общении с малознакомыми людьми, налаживании новых контактов. Стоит употреблять обороты, подчеркивающие занятость адресата, ваше беспокойство о затраченных силах и времени с его стороны. Например: «I hope this letter finds you well», «I am sorry for bothering you», «Might I take a few of your time». Это производит благоприятное впечатление на жителей южной и восточной Азии.

1. Африка и южная Америка. По ту сторону экватора и ближе к нему привыкли к более живому, семейному стилю. Но без особой грубости и фамильярности. Неплохо бы поинтересоваться, как поживает уже знакомый партнер или коллега, хорошо ли идут дела у его семьи. Умеренный интерес к личной жизни собеседника помогает устанавливать теплые отношения.

Структура делового письма на английском

• Имя составителя или название организации, с адресом – в левом верхнем углу.
• Имя адресата или название учреждения – после пустой строчки.
• Адрес получателя – пропуская пустую строку после предыдущих данных, обычно занимает несколько строчек.
• Дата отправления – на 1-3 строчки ниже или в правом верхнем углу.
• Основной текст – в центральной части страницы.
• Благодарность и приветствие – без пропуска строки или с пропуском после «тела» письма.
• Подпись.
• Имя человека-автора или название отправившей организации.
• Должность составителя текста.

Отступы в начале нового блока или абзаца не нужно делать. Основной текст разделяют на части по смыслу и для удобства прочтения.

Как правило, текст состоит из следующих частей:

• приветствие;
• основное сообщение;
• закрытие темы;
• прощание с собеседником.

Каждую структурную часть желательно начинать с новой строки. Хорошо структурированное послание удобно читать, легче воспринимается смысл. Единственная проблема – экономия места, если необходимо уложиться в одну или две страницы. Чаще такая необходимость возникает, когда письмо предназначено для распечатки на бумаге. В электронных посланиях нет ограничений по длине, и удобство читателя выходит на первое место по важности.

Стоит ли использовать списки? Да, если таковые облегчают понимание или позволяют выбрать в качестве ответа один вариант. Гораздо проще ответить, указав только номер из списка, чем писать пространное сообщение по всем правилам этикета. Занятый человек, для которого вы не слишком важны, может просто не ответить, если придется долго объясняться с собеседником.

Желательно поскорее указать причину написания письма, чего вы хотите, на какую реакцию рассчитываете. Это тоже повышает шансы, что текст дочитают до конца, и ответят по существу. Не выбросят сразу в мусорную корзину длинное малопонятное послание. Другое дело, если собеседник – ваш хороший знакомый, который наверняка будет читать и отвечать. В таком случае допускаются некоторые вольности.

Обращение и приветствие

Поскольку в английском языке нет родов, по фамилии нельзя понять, какого пола человек. Можно понять по имени, но все равно принято обращаться с явным указанием половой принадлежности. Согласно традиционному этикету, это гораздо лучше, чем какие-либо бесполые обращения, которые возможно в скором времени и распространятся из-за растущего количества трансгендеров.

Если имя получателя корреспонденции известно, обычно обращаются так:

• Dear Mr – к мужчине (мистер);
• Dear Mrs – к замужней женщине (мистресс);
• Dear Ms – к незамужней девушке (мисс).

Если неизвестно, как зовут адресата, обращаются Dear Sir к мужчинам, Dear Madam к женщинам. При неизвестной половой принадлежности ставят оба варианта с косой черточкой между ними – Dear Sir / Madam. Непонятное положение женщины обязывает обращаться, как к незамужней . В приличном обществе отсутствие обручального кольца дает повод считать, что эта персона не замужем. В письменной корреспонденции тоже по умолчанию женщина свободна от брачных уз.

К знакомым людям обращайтесь по имени, без фамилии. Например, «Dear John» или «Dear Mary».

Основной текст

Затем следует коротко указать причину составления письма, сообщить будущую тему или обновить в памяти прежние контакты.

Распространенные вводные фразы выглядят так:

• I am writing to inform / confirm / enquire;
• I am contacting you for;
• In reply to (или In accordance with) your request;
• In answer to your question about – в ответ на вопрос;
• Further to our meeting (потом указать время прошедшей встречи);
• With reference to your letter of / telephone conversation (дальше идет дата прибытия корреспонденции или телефонного звонка);

Не помешает краткая благодарность, если есть за что. Затем пора переходить к главной сути послания, особенно если вы собираетесь о чем-то просить.

Бывает необходимо выразить свои сомнения или недопонимание сложившейся ситуации.

Например:

• We are a little unsure about – выражает легкие сомнения;
• We do not fully understand – неполное понимание;
• Could you possibly explain me – желание разобраться в ситуации.

Если отвечаете, положительный ответ примерно такой:

• I am pleased / delighted to inform you (или to announce) that;
• You will be pleased to know;
• We are delighted to tell about;
• I am able to confirm.

Нередко приходится составлять жалобы. В них используются обороты «to express dissatisfaction with», «to complain about».

Привлечь внимание можно таким образом:

• I would like to underline (или draw your attention);
• Please pay attention – более прямое пожелание взять на заметку;
• Please note – совсем краткое напоминание.

Заключительная часть

Здесь надо еще раз подтолкнуть адресата к желаемым действиям, и культурно закончить общение.

Выходить из заочной беседы помогают следующие выражения:

• We would appreciate your immediate attention to this matter – напоминание, что дело требует неотложного вмешательства или принятия решения;
• If you need / require any additional information, please do not hesitate to contact us – пожелание продолжить переписку, если у собеседника возникнут вопросы;
• I look forward for your answer – более прямое напоминание, что вы ожидаете ответа.

Напоминают о намеченной встрече одним из следующих выражений:

• I look forward to – ожидаю с нетерпением;
• I hope hearing from you soon – надеюсь вскоре от вас услышать;
• meeting / seeing you next Monday / Sunday – встретить / увидеть вас в такой-то день недели.

В качестве последних строк перед подписью широко используются стандартные фразы. Собеседнику с неизвестным именем пишут Yours faithfully или Faithfully yours. Если имя адресата известно, Yours sincerely или Sincerely yours (искренне ваш). Популярное «С уважением» переводится на английский Kind regards. «С наилучшими пожеланиями» у англоязычной публики переводится Best regards. Еще часто употребляются более теплые выражения Best wishes и Warm wishes.

Выражения, которые придают вежливый и официальный тон вашему письму

Извиниться за задержку с написанием ответа вы можете следующим образом: I apologise for not getting in contact with you before now. Также не помешает вкратце упомянуть причину, если она серьезная и уважительная. Впрочем, сослаться на занятость получается практически всегда и у всех. Даже если в реальности человек пролежал все время на диване или побывал на курорте.

Благодарность

За полученную корреспонденцию, онлайн-контакт или телефонный разговор благодарят таким образом: Thank you for letter (for contacting me) of the (дальше идет дата). Благодарить за предыдущее письмо желательно с указанием точной даты его отправления. Адресат может вести обширную переписку со множеством людей, и ему будет трудно сразу вспомнить, о чем идет речь. Более вежливая и пространная форма благодарности: I would like to thank you for your letter. Такое красноречие больше подходит при общении с британскими дворянами и азиатскими гражданами.

О событиях реальной жизни вспоминают с благодарностью так: It was a pleasure meeting you (такого-то числа или в такой-то обстановке). За проявленный интерес благодарят Thank you for enquiring.

Соглашение с условиями

Выразить свое согласие вы можете таким образом: We would be delighted (или happy, glad) to… Если все равно придется согласиться, обычно лучше сделать вид, что это ваше личное решение, которое вызывает у вас положительные эмоции.

Просьба

Просьбы и запросы выглядят приблизительно так:

• Could you please tell me;
• Could you possibly let us;
• Please could you send me;
• We are interested in;
• We would like to receive / obtain;
• Could I ask you a favor;
• I would appreciate;
• I would be grateful (или It would be helpful), if you could.

Сообщение плохих новостей

Отрицательный ответ должен быть максимально вежливым:

• I regret to announce (или to inform);
• We are afraid it would not be possible;
• I am sorry to communicate you;
• Please accept our apologies for;
• Thank you for your understanding;
• Unfortunately I can not (или I am unable).

Такая сравнительно длинная фраза, как «After careful consideration we have decided» может предварять и согласие, и отказ.

Предложение своей помощи

• If you wish, we would be happy to… – если пожелаете, мы радостно…
• Would you like us to – хотели бы вы от нас.
• Let us know whether you would like to – дайте знать, хотите ли вы.

Приложение к письму дополнительных материалов

Как дополнение к основному тексту нередко прилагаются копии документов, фотографии. Ценным письмом с уведомлением о вручении могут высылаться и оригиналы – визы, авиабилеты. В этом случае следует перечислить или хотя бы по одному разу упомянуть все вложения. Это диктуют не только правила деловой переписки на английском , но и элементарное беспокойство о сохранности ценностей.

О дополнительных материалах говорят более-менее прямо:

• We enclose – прилагаем;
• We are pleased to enclose – делаем то же самое, но с удовольствием;
• Attached you will find – обнаружите такие-то вложения;
• Please find attached – просьба найти такое-то приложение, и удостовериться, что оно не пропало.

Используемые аббревиатуры в деловой переписке на английском

В деловых письмах следует использовать только общепринятые сокращения, подходящие по стилю. Категорически не подходят аббревиатуры, принятые в неформальной электронной почте и разных мессенджерах . С другой стороны, многие ранее популярные сокращения явно устарели, и отдают древним Средневековьем. Например, латинское A.D. (года божьего) или B.C. (до рождества Христова). От их использования тоже желательно воздержаться. Вряд ли вам придется описывать события, происходившие до нашей эры.

В различных отраслях и сферах деятельности приняты профессиональные аббревиатуры , которых здесь касаться не будем из-за обширности фактического материала.

Географические сокращения

• Apt – квартира.
• Ave – проспект.
• Bldg – здание, строение, корпус.
• Blvd – бульвар.
• Dr – проезд.
• Р.О. – почта (офис).
• Rd – дорога.
• Rte – шоссе.
• Rw – железная дорога.
• Sq – площадь.
• St – улица.

В Америке еще больше обозначений местности, учитывая национальную специфику с развитием всяких автомагистралей, кемпингов и прочих придорожных гостиниц. Избыток географии и недостаток истории накладывает отпечаток на местный диалект. Также американцы используют аббревиатуры штатов, которые пишутся двумя заглавными буквами. Например, NY – штат Нью-Йорк. Штатов в США больше пяти десятков, так что не будем приводить полностью столь длинный перечень.

Обозначения времени

Англоязычные редко используют временную шкалу с 24 часами в сутках. Принято указывать только в пределах 12, с продолжением a.m. – до полудня, или p.m. – после полудня. Во всем мире широко используют обозначение GMT – Гринвичское среднее время, природное для лондонского пригорода Гринвича, где находится крупная астрономическая обсерватория. Америка пользуется также своими стандартными поясными временами: CST – центральное, EST – восточное, MST – горное, PST – тихоокеанское.

Распространены трехбуквенные сокращения дней недели и названий месяцев.

Примеры готовых писем на английском языке

Если писать приходится часто, или это очень важно и вы плохо знаете английский, стоит воспользоваться одним из готовых шаблонов. Можете даже насобирать их целую папку на диске компьютера. Подставляйте собственные данные, и меняйте текст на свое усмотрение.

Образец с адресом

30 Kievskaya Str

Mr Alexander Roshchin

31 Yaroslavskiy Ave

I am writing to you in regard of your enquiry. Please complete registration in order to get full access. With reference to your telephone call on Tuesday, I would like to let you know details in a new private conversation. I look forward to hear you. Thank you in advance.

Yours sincerely,

Vladimir Nezhdanov

Personal Manager

Прием на работу (для кандидата на рабочее место)

Dear (имя получателя),

I was pleased to know that you accepted the position, and you will be joining our team October 8. You will be working with me for the first month, so you will study well your duties. I am looking forward to your ideas. Don’t hesitate to call or write me if you have any questions. Your attentive chief and mentor.

Имя отправителя

Должность

Увольнение с работы

Dear colleagues,

I should inform you know that I am leaving my position at (название фирмы) on (дата). I have enjoyed my job, and I appreciate the opportunity to work with you. Thank you for the support you have provided me. Even though I will miss you and our clients, I am looking forward. Please keep in touch.

Личное имя

Перенос или отмена встречи на работе

Dear colleagues,

Because of unavoidable circumstances, we have to reschedule our meeting to (дата и время). I hope everyone is comfortable with the new schedule. If anybody has a problem, please inform me. I will wait for all of you. Sorry for the caused inconvenience.

Должность

Итоги статьи

В статье была подробно рассмотрена деловая переписка на английском, примеры которой помогут вам быстро составить необходимое письмо. Стандартные обороты – это хорошо, но не стесняйтесь слегка экспериментировать. Если вы остаетесь в рамках делового стиля и элементарной вежливости, «самодеятельность» говорит лишь о приличном знании иностранного языка и богатстве лексикона. Для работодателей бывает важно нанять сотрудника, умеющего мыслить нестандартно.

Как часто Вам приходится писать деловые письма на английском языке? Вы боитесь наделать много ошибок? Или, что покажетесь невежей, когда отправите собственноручно написанное письмо?

Будьте уверены, что эта статья научит Вас грамотно составлять деловое письмо. Тем более письмо такого плана - это не что иное, как система или, хотите, формула, со своим определенным набором правил.

Основные правила составления делового письма

Правил на самом деле не так уж и много. Человеку со средними знаниями в английском я зыке не составит труда его составить, как бы трудно это ни казалось.

Самое главное, что письмо состоит из блоков. Эта структурность позволяет быстро считывать информацию. И здесь экономят время все и получатель, и отправитель.

Отправитель собирает блоки воедино: адрес отправителя, дата, адрес получателя, обращение, введение и т. д. А получатель уже знает где находится основная информация и знакомится с ней.

Также блочная структура подразумевает ряд особенностей:

• тело письма строится из абзацев с одинарным отступом;
• красная строка отсутствует;
• весь текст выравнивается по левому краю.

Вторая особенность состоит в том, что не нужно писать слишком витиеватыми фразами. Предложения строятся просто и лаконично.

Эффективность делового письма заключается в четкости и логичности.

Элементы делового письма

Итак, общие правила определены. Теперь перейдем теперь к рассмотрению всех элементов по отдельности. Не будем терять время, ведь в деловой среде это важно.

Имя и адрес отправителя

Первый блок письма включает в себя реквизиты отправителя и располагается в верхнем левом углу.

Последовательность реквизитов следующая:

• имя руководителя;
• его должность;
• название компании отправителя;
• номер дома, улица;
• город, почтовый индекс;
• страна;

Пример:

154 Tverskaya St

Пишется всё именно в этой последовательности. И, если Вы обратили внимание, то нет ни точек, ни запятых. Это называется «открытая пунктуация». Таким образом письмо не загромождается лишними элементами.

Дата

Расположение даты идет сразу под реквизитами, с отступлением в три строки.

Вариантов написания даты несколько:

• June 24, 2016
• June 24rd,2016
• 24 June, 2016
• 24rd June, 2016

Адрес получателя

После даты пишется адрес получателя.

Лучше всего указывать конкретное лицо для получения письма:

• полное имя получателя;
• должность;
• название компании;
• номер дома, улица;
• город, почтовый индекс;
• страна;

Перед именем обязательно указать сокращенное обращение: Mr. (мистер, господин), Dr. (доктор), Ms. (мисс, для незамужней женщины), Mrs. (миссис – для замужней женщины или если не уверены в статусе).

Пример:

Mrs Barbara Grey

publishing company “GoodBook”

Как видите, расположение адреса аналогично написанию адреса отправителя.

Обращение

Всегда начинается с одного и того же слова «Dear…»(уважаемый(-ая)):

• Если указано полное имя получателя, то приветствие начинается именно так, с личного приветствия: Dear Mrs Barbara Grey,
• Если имя неизвестно, то в письме обращаются неопределенно: Dear Sir or Madam,
• В случае обращения на имя компании, обращение является общим: Dear Sirs,
• Опять же, в случае с американской компанией, в конце обращения ставится двоеточие: Dear Mrs Barbara Grey:

Если Вы устали учить английский годами?

Те, кто посещают даже 1 урок узнают больше, чем за несколько лет! Удивлены?

Без домашки. Без зубрежек. Без учебников

Из курса «АНГЛИЙСКИЙ ДО АВТОМАТИЗМА» Вы:

• Научитесь составлять грамотные предложения на английском без заучивания грамматики
• Узнаете секрет прогрессивного подхода, благодаря которому Вы можете сократить освоение английского с 3 лет до 15 недель
• Будете проверять свои ответы мгновенно + получите доскональный разбор каждого задания
• Скачаете словарик в форматах PDF и MP3 , обучающие таблицы и аудиозапись всех фраз

Введение

Первый абзац должен сразу вводить в курс дела, поэтому здесь тоже может быть несколько фраз-клише.

Все зависит от характера обращения:

• We are writing to inquire about… Мы пишем, чтобы навести справки о …
• We apologize for… Мы приносим свои извинения за …
• We confirm that… Мы подтверждаем, что …
• We would like to clarify… Мы бы хотели прояснить…
• We ask you to support … Мы просим вас поддержать…
• I am writing to enquire about/ to apologize for/ get more details about/ explain… Я пишу вам, чтобы узнать о/ извиниться за/ узнать детали о/ объяснить…
• This is to confirm… Для подтверждения …

Основная часть письма

В этой смысловом блоке письма уже раскрывают содержание своего обращения. Перечисляют конкретные сведения, задают интересующие вопросы.

В конечном абзаце говорят об ожидаемых действиях от получателя: либо решение проблемы, либо ответ на запрос и др.

Заключительная фраза

В окончании делового письма нужно еще раз напомнить основную мысль и призвать к действию.

Можно использовать следующие предложения:

• As always, if you have any questions, please send them directly to me. Как всегда, если у вас есть какие-то вопросы, пожалуйста, обращайтесь прямо ко мне.
• Thank you and I am looking forward to hearing from you. Спасибо и жду ответа от вас.
• Thanking in advance. Заранее благодарю.
• Please contact us again if we can help in any way. Пожалуйста, обращайтесь к нам еще, если мы сможем вам помочь любым образом.
• I would appreciate your immediate consideration to this matter. Буду признателен вам за немедленное рассмотрение этого вопроса.

Фраза перед подписью

Окончание письма выделяется отдельным абзацем и зависит от того, какое обращение использовалось в начале:

• Если отправитель знает как зовут его оппонента, то фраза будет такой: Yours sincerely,
• Нейтральное окончание письма к знакомому человеку представляет собой такую фразу: Kind regards, Best regards,
• Обращение в начале письма Dear Sirs/Dear Sir or Madam требует окончания только в таком варианте: Yours faithfully,

И всегда во фразе перед подписью отправителя будет стоять запятая.

Затем подпись отправителя может быть напечатана буквами верхнего регистра или как обычно. Располагается она ниже заключительной фразы.

Название должности отправителя

Важный момент в окончании состоит в том, что если депешу составлял мужчина, то указание Mr не ставится. В случае когда женщина является автором - после имени в скобках стоит (Mrs).

Точка в конце предложения не ставится.

Например:

Yours sincerely,

School of foreign laguages “LingvaMaster”

Yours sincerely,

Nikole Noble(Mrs)

School of foreign laguages “LingvaMaster”

Отметка о приложениях

Очень часто письмо сопровождается другими документами и чтобы указать на это в деловой переписке, после подписи пишется сокращение Enc или Encs («Enclosures» «Приложения»).

После этой надписи ставится запятая и идет перечисление всех документов прилагаемых к основному письму.

Например:

Yours sincerely,

School of foreign laguages “LingvaMaster”

Enc, a copy of the license.

Вот и все основные правила конструирования деловых писем в англоязычной среде. Теперь смело можно составлять любое письмо своим англоговорящим партнерам, основываясь на этой информации.

Типы деловых писем с образцами

Жанр делового общения изобилует разными видами или типами писем. Разобрав основу деловой переписки, хочется предоставить уже готовые шаблоны по некоторым их распространенным вариантам.

По сути, шаблоны заключаются только в определенных фразах и выражениях характерных для того или иного типа письма.

В этих письмах описываются навыки, знания, служебные обязанности, умения рекомендуемого человека. А также оценка его предыдущего руководителя.

• I met him…in…, when he joined… Я встретился с ним … в…, когда он присоединился к…
• ...has asked me to write a letter of recommendation to accompany his application for… I am very pleased to do so…. попросил меня написать рекомендательное письмо для подачи по месту требования…. Я рад сделать это.
• …distinguished himself / herself b … показал себя как…
• His / her greatest talent is … Его/ее главным талантом является…
• He/she is creative person… Он/она креативная личность…
• His / her excellent capacity to…was invaluable… Его/ее отличный потенциал к… был бесценен…
• While he / she was with us he / she… His responsibilities included…За время работы у нас он/она… В его/ее обязанности входило…
• His / her main responsibilities were.. . Его/ее главными обязанностями было…
• His / her daily tasks included… Его/ее ежедневные задачи включали…
• The only weak spot that I ever noted in his / her performance was… Единственный недостаток, который я отметил в его/её личности…
• I am confident that…will continue to be very effectively. He/she deserves my best recommendations. Я уверен, что … продолжит работать очень эффективно. Он/она заслуживает моих наилучших рекомендаций.
• I would happily recommend …as a hopeful candidate. Я с удовольствием рекомендую … как подающего надежды сотрудника

Деловое поздравительное письмо

Поздравительное деловое письмо поможет официально поздравить руководителя компании или своего коллегу. Блоков здесь поменьше в «теле» письма, чем в рекомендательном письме.

Но оно может быть более эмоционально окрашенным, в отличии от остальных типов деловых писем.

Фразы для поздравительных писем:

• Best wishes for a happy and prosperous New Year from …! Примите наилучшие пожелания счастья и процветания в Новом году от …!
• In appreciation of our association during the past year, everyone at … extends our very best wishes for a wonderful holiday season! Ценя наше сотрудничество в течение прошедшего года, каждый сотрудник … выражает наши наилучшие пожелания в связи с праздниками!
• Warmest wishes for a happy holiday season and a wonderful new year. С самыми теплыми пожеланиями счастливых праздников и прекрасного наступающего года!

Письмо о приеме на работу (сопроводительное письмо к резюме)

В первом абзаце сопроводительного письма рекомендуется упомянуть о должности, на которую претендент рассчитывает, также можно сказать об источнике откуда он узнал эту информацию.

Первый блок не должен быть больше двух-трёх предложений.

Во втором абзаце говорится о навыках, умениях и знаниях.

В третьем донести информацию о резюме, сопровождающем письмо.

Здесь же нужно поговорить о желании прийти на собеседование, о положительном решении в сторону претендента.

В четвертом абзаце обязательно нужно поблагодарить за прочтение этого письма.

Фразы для писем о приёме на работу:

• I was interested to read your advertisement for … Я был заинтересован, когда прочитал вашу рекламу в …
• Please accept this letter as application for the … position currently advertised in the … Пожалуйста, примите это письмо как заявление на замещение вакантной должности … , которая была объявлена в …
• I have exceptional verbal and written communication skills. Я обладаю исключительными устными и письменными коммуникативными навыками.
• I can supply references from…if required. Я могу предоставить рекомендации из…если потребуется…
• Thank you for your attention. Спасибо за внимание.

Деловое пригласительное письмо

В деловом мире очень часто проводятся различные семинары, конференции либо презентации. И приглашение партнеров на эти мероприятия может улучшить или наоборот ухудшить впечатление от компании.

Важно в письмах приглашениях:

• писать полное имя партнера;
• оно должно быть кратким;
• уместно использовать юмор;
• отправить задолго до мероприятия.

Фразы для приглашения:

• You are cordially invited to be the guest of… Мы сердечно приглашаем Вас быть гостем на…
• Allow me the pleasure of inviting you to… Не откажите в удовольствии пригласить Вас…

Ответ на деловое письмо на английском языке

Приходящее в компанию или организацию деловое письмо иногда требует ответа. Структура такого письма строится по тем же формулам и правилам.

Фразы для ответа:

• Thank you for your letter. Спасибо за Ваше письмо.
• We much appreciate your offer. Мы высоко ценим Ваше предложение…
• We shall be only too pleased to supply you with… Мы будем очень рады поставить Вам…
• Regarding your question about… О тносительно вашего вопроса о…

Итак, основные моменты грамотного составления деловых писем на английском языке были раскрыты.

Хорошо продуманное и аккуратно написанное деловое письмо является действенным инструментом в бизнес среде: продвинуть товар или услугу на рынок и устроиться на работу заграницу.

Неправильно построенное письмо может испортить впечатление об отправителе.

Будьте компетентными в написании англоязычных деловых писем!

(business letters ). Среди них сопроводительное письмо (Covering Letter ), благодарственное письмо (Thank-You Letter ), письмо-предложение (Offer ), письмо-заказ (Letter of Order ), письмо для подтверждения заказа (Letter of Acknowledgement / Confirmation ), письмо для отклонения заказа (Refusal of Orders ), письмо-напоминание об оплате (Reminder Letter ), письмо-рекламация (Letter of Complaint / Claim Letter ) и другие.

В этой статье мы поговорим о том, как составлять письмо-запрос на английском языке (Inquiry / Enquiry Letter ). К этому письму мы обращаемся в том случае, если хотим получить более точную информацию о каких-нибудь товарах (goods ); узнать, есть ли они в наличии в той или иной компании (availability of goods ). Письмо-запрос на английском языке отправляется в случае, если компания хочет уточнить время и сроки поставки продукции (delivery dates ); ознакомиться с условиями поставки (terms ), скидками (discounts ), способами доставки и т.д. Стоимость того или иного товара (prices of goods ), а также перечень товаров, представленный в каталоге (catalogue ), тоже можно узнать с помощью письма-запроса на английском языке.

Как писать письмо-запрос на английском языке

Прежде всего, постарайтесь, чтобы ваше письмо было кратким, лаконичным, но в тоже время точно излагающим суть запроса. Так вы поможете компании, к которой обращаетесь, более оперативно ответить на ваш запрос. Безусловно, в начале письма должны быть представлены название и адрес вашей компании, и затем название компании, в которую вы отправляете ваше письмо-запрос на английском языке. Далее следует официальное обращение. Обычно это Dear Sir(s) или Dear Madam .

Костяк письма-запроса на английском языке может выглядеть следующим образом:

1. Обязательное указание источника, из которого вы узнали об интересующем вас товаре и компании, в которую вы обращаетесь.
2. Затем краткое изложение вашей просьбы о предоставлении информации по поводу того или иного товара.
3. Если есть, дополнительные вопросы по существу.
4. Некоторые данные о вашей компании, предложение о сотрудничестве.
5. Подпись.

Соблюдать именно такую очередность не обязательно, но желательно. Обычно письмо-запрос на английском языке отпечатано на фирменном бланке вашей компании с указанием всех ее контактных данных.

Что нужно знать для написания письма-запроса на английском языке?

Прежде всего, необходимо правильно оформлять . Также вам понадобятся определенные клише и выражения, которые употребляются в письмах-запросах на английском языке. Они помогут вам прозвучать грамотно. В описании источника информации (пункт 1) вы можете использовать следующие фразы:

We have heard of your products from… - Мы узнали о продукции вашей компании из…

Когда вы запрашиваете информацию о товаре, обратите внимание на следующие выражения:

We suggest that you send us your catalogue and price lists… - Просим Вас выслать Ваши каталоги и прейскуранты…

We would like you to advise us of discounts and delivery time… - Просим сообщить о скидках и сроках поставок…

Could you give us some information (details) about… - Не могли бы вы предоставить нам информацию о…

We are particularly interested in… - Мы особенно заинтересовались…

Please, send us samples of…- Пожалуйста, вышлите нам образцы…

We would like to represent your products… - Мы хотели бы представлять вашу продукцию…

Рассказать вкратце о деятельности вашей компании помогут вот эти клише:

As distributors we have a large network of… - Как дистрибьюторы мы имеем обширную сеть…

We are regular buyers… - Мы специализируемся на покупке…

We are in the market for… - Мы имеем намерение купить…

Our company is subsidiary of… - Наша компания является филиалом…

We specialize in… - Мы специализируемся в…

Завершить письмо-запрос на английском языке лучше вежливой фразой:

We look forward to your early reply. – С нетерпением ждем вашего ответа.

Thanking in advance for your help. – Заранее благодарны за помощь.

Пример письма-запроса на английском языке

Baisy Clifford

3400 Chelsey Road

Quantico, FU 78451

Stenley Brothers

6539 71th Street

Los Angeles, LA 84733

We have seen your advertisement in the Business Weekly Journal, and we shall appreciate it if you will send us more detailed description of your cameras. We should also like to know the discounts that you provide.

Our company specializes in distributing cameras in Italy. For your information we may add that our company was established five years ago. If your goods meet our requirements, and we receive a favourable offer, we will be able to represent your cameras in Eastern Europe.

We are looking forward to your reply.

Yours faithfully,

Export-Import Manager

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

Содержание и форма вашего письма во многом будет зависеть от характера, цели письма и от того, к кому оно обращено. Наиболее четко различаются деловая переписка и персональная. Структура этих писем примерно одинакова, но к деловым письмам предъявляются четкие требования, нарушать которые нельзя. Поэтому мы подробно рассмотрим именно правила написания официально — деловых писем на английском языке, которые представляют наибольшую сложность для отправителя.

С давних пор деловое письмо является важнейшим инструментом в предпринимательской и коммерческой деятельности. На сегодняшний день деловое письмо- это средство обмена информацией в виде официального документа, который может содержать предложение, подтверждение, поручение, претензию, поздравление… и соответственно ответы на них. Учимся писать письма на английском языке При написании официальных писем нужно учитывать то, что деловая переписка сильно отличается от личной переписки. Существует определенные и неизменные каноны написания деловых писем, соблюдение которых является обязательным. Деловые письма должны быть безупречны во всех смыслах. Даже самое незначительное пренебрежение правилами может сделать его недействительным.

Деловое письмо отличается четкой структурой, а также определенным набором реквизитов. Оно характеризуется такими признаками как ясность, лаконичность, логическая последовательность, официальность, нейтральность, завершенность, стандартизированность, отсутствие эмоциональной окрашенности. Отсутствуют просторечные, жаргонные выражения, модальные глаголы, междометия, имена с суффиксами субъективной оценки. Официально — деловой язык обеспечивает объективное отношение к излагаемым фактам, лишает эмоциональности и субъективности, а также отражает логическую последовательность текста. Смысловая точность также является одним из важнейших условий в написании делового письма.

В официально-деловой переписке используются множество различных речевых клише, которые служат для предотвращения двусмысленности текста. Набор стандартных фраз-клише был разработан в результате долголетней практики деловой переписки. Они помогают конкретнее и лаконичнее выражать мысли. Такие конструкции существенно облегчают и ускоряют составление письма, так как вам не нужно тратить время на подбор правильных, соответствующих ситуации формулировок. Имея в распоряжение набор готовых фраз — клише, вы сможете без особых трудностей составить деловое письмо по аналогии.

Структура письма на английском языке

Итак, приступим непосредственно к изучению структуры делового письма и списка стандартизированных фраз — клише. Весь текст делового письма четко разбит на смысловые абзацы. Красная строка не употребляется. Обычно для написания подобного письма используется фирменный бланк, на котором указаны все необходимые реквизиты фирмы отправителя (эмблема фирмы, название, почтовый и телеграфный адрес, телефон, факс, банковские реквизиты).

Примерная структура письма может выглядеть следующим образом:

1. Адрес отправителя (sender"s address);
2. Дата (date);
3. Адрес получателя (inside address);
4. Обращение (salutation);
5. Вступление (opening sentence);
6. Основной текст (body of the letter);
7. Заключение (closing sentence);
8. Заключительная вежливая фраза (complimentary close) ;
9. Подпись отправителя (signature);
10. Приложение (enclosure).

Разберем каждый пункт более подробно

1. Адрес отправителя (sender"s address) пишется обычно в верхнем правом углу. Не исключено написание адреса и в верхнем левом углу. Последовательность написания адреса имеет большое значение. Сначала следует указать номер дома с названием улицы, через запятую номер квартиры. На следующей строке указывается город с почтовым индексом, на следующей строке — страна.

17 Hillside Road, Apt. 12
London W13HR
England
5 Nelson Street, Apt. 5
Chicago 19 200
USA

2. Дата (date) указывается ниже, сразу после адреса. Точка после адреса не ставится. Существует несколько вариантов оформления:

3. Адрес получателя (inside address) пишется в той же последовательности что и адреса отправителя, но ниже с левой стороны.

4. Форма обращения (salutation) будет зависеть от того насколько вам знакомо лицо, к которому вы обращаетесь и конечно же от пола.

К незнакомым людям применяются выражения:
(Dear) Sir, — (Уважаемый)Сэр/Господин,
(Dear) Madam, — (Уважаемая) Госпожа/Мадам,
Gentlemen, — Господа,

К мало знакомым людям:
Dear Mr. Winter,-Уважаемый господин/мистер Винтер,
Dear Miss Winter, — Уважаемая госпожа/ мисс Винтер, (по отношению к не замужней женщине)
Dear Mrs. Winter, — Уважаемая госпожа/ миссис Винтер,(по отношению к замужней женщине)

В полу — официальной переписке можно встретить такие формы как:
Dear Colleague, — Уважаемый коллега,
Dear Editor, — Уважаемый редактор,
Dear Reader, — Уважаемый читатель,

Обращение пишется с левой стороны под адресом получателя и после него ставится запятая.

5. Вступление (opening sentence) это своего рода вводное предложение:
We are writing to enquire about — (Настоящим просим сообщить о… \Нас интересует информация о…).
We are interesting in… and we would like to know… — (Мы заинтересованы в … и хотели бы узнать…).
We acknowledge receipt of your letter dated (date)… — (Подтверждаем получение Вашего письма от…).

6. Основной текст (body of the letter) должен быть составлен в логической последовательности. Как правило, основной текст разбит на несколько абзацев. В первом абзаце следует указать цель или причины вашего письма.

We would like to point out that…- Мы хотели бы обратить ваше внимание на …
I’m writing to let you know that… -Я пишу, чтобы сообщить о …
We are able to confirm to you…- Мы можем подтвердить …
I am delighted to tell you that… -Мы с удовольствие сообщаем о …
We regret to inform you that… -К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о…

Во втором абзаце можно указать уже детали и факты, соответствующие обсуждаемой ситуации. Можно задать интересующие вас вопросы или дать свою оценку обсуждаемому вопросу.
I am a little unsure about… -Я немного не уверен в …
I do not fully understand what… -Я не до конца понял…
Could you possibly explain…- Не могли бы вы объяснить…
I am afraid that … -Боюсь, что…
We would also like to inform you … -Мы так же хотели бы сообщить вам о…
Regarding your question about … -Относительно вашего вопроса о…
In answer to your question (enquiry) about …- В ответ на ваш вопрос о…
I also wonder if… -Меня также интересует…

В третьем абзаце можно написать пожелания, предложения, предполагаемые действия для сотрудничества в будущем.
Could you possibly…- Не могли бы вы…
I would be grateful if you could … -Я был бы признателен вам, если бы вы …
I would like to receive…- Я бы хотел получить…
Please could you send me…- Не могли бы вы выслать мне…

В четвертом абзаце нужно написать кульминационное предложение.
I would be delighted to …- Я был бы рад …
I would be happy to… — Я был бы счастлив…
I would be glad to… — Я был бы рад…

7. Заключение (closing sentence) должно содержать благодарность за оказанное вам внимание и намерение продолжить переписку.

I look forward to … — Я с нетерпением жду,
hearing from you soon- когда смогу снова услышать вас
meeting you next Tuesday- встречи с вами в следующий Вторник
seeing you next Thursday -встречи с вами в Четверг
Please acknowledge receipt- (Пожалуйста, подтвердите получение)
Please do not hesitate\ feel free to contact us if you need any further information — (Пожалуйста, без колебаний обращайтесь к нам для получения дополнительной информации)

8. Заключительная вежливая фраза (complimentary close) , также как и обращение, зависит от лица, к которому вы пишете письмо.

Для человека, которого вы знаете, используется фраза: Yours sincerely,
Для незнакомого человека: Yours faithfully,

9. Подпись отправителя (signature) ставится ниже заключительной вежливой фразы. Ниже подписи вы должны указать свое имя и при необходимости должность, которую вы занимаете.

10. Приложения (enclosure) прикладываются в конце письма. Об этом указывается в основном тексте, при помощи обозначения «Enc.».

Для того, что бы вы имели примерное представление, как должно выглядеть деловое письмо в целом, мы приводим для вас пример.

Образец письма на английском языке:

17 Hillside Road, Apt. 12
London W13HR
England
Tel 0186 546 633
Fax 0186 56 556

Vladimir Gross
5 Nelson Street, Apt. 5
Chicago 19 200
USA

I saw your advertisement for a Business Journalist in today’s Guardian newspaper. I am very interested in the job and I think I have many of the necessary skills.

Привет, дорогие друзья! В деловом письме важно использовать правильный стиль и тон языка. Поэтому стоит избегать:

• разговорных выражений, сленга и жаргона
• сокращений (I’m; it’s; don’t и т. д., используйте полные формы)
• эмоционально окрашенных слов - terrible (ужасный), rubbish (чушь) и т. д.

Структура письма на английском языке:

1. Адрес отправителя (sender’s address)
2. Дата (date)
3. Адрес получателя (inside address)
4. Обращение (salutation)
5. Вступление (opening sentence)
6. Основной текст (body of the letter)
7. Заключение (closing sentence)
8. Заключительная вежливая фраза (complimentary close)
9. Подпись отправителя (signature)
10. Приложение (enclosure)

Пример делового письма

Стандартные выражения в деловой переписке

Как отвечать на жалобы

English for Business_1

1. Could you bear with me for 10 minutes while I get to the bottom of what went
   wrong here?
2. I’m terribly sorry for the problems you’re experiencing.
3. I can imagine that was terrible.
4. I propose that we offer you some sort of compensation.
5. I’ll make sure that it gets done by the end of the week.
6. That must have been dreadful.
7. Could you tell me exactly what happened?
8. I do apologize for our part in this.

Теперь вы отвечайте

English for Business-2

1 And I had to wait for over an hour at the airport before the taxi came to pick me up.
…
2 The whole conference was a farce! Delegates were wandering from room to
room and nobody knew where they should be or what was happening. What went wrong?
…
3 And it was all your company’s fault.
…
4 So what are you going to do about it?
…

Do You Speak English? — Big Train — BBC comedy