Обязанности начальника по снабжению. Должностные инструкции директора по снабжению. Что входит в компетенцию сотрудника

I. Общие положения

1. Начальник отдела материально-технического снабжения относится к категории руководителей.
2. На должность начальника отдела материально-технического снабжения назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (экономическое или инженерно-экономическое) образование и стаж работы по специальности в области материально-технического снабжения не менее 5 лет.
3. Назначение на должность начальника отдела материально-технического снабжения и освобождение от нее производится приказом директора организации
4. Начальник отдела материально-технического снабжения должен знать:
   1. 4.1. Законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по материально-техническому обеспечению предприятия.
   2. 4.2. Методы и порядок перспективного и текущего планирования материально-технического обеспечения, разработки нормативов производственных запасов сырья, материалов и других материальных ресурсов, проведения работ по ресурсосбережению.
   3. 4.3. Организацию материально-технического обеспечения и складского хозяйства.
   4. 4.4. Порядок заключения договоров с поставщиками и контроля за их выполнением, оформления документации на отпуск материалов подразделениям предприятия.
   5. 4.5. Стандарты и технические условия по материально-техническому обеспечению качества продукции, методы и порядок их разработки.
   6. 4.6. Оптовые и розничные цены, номенклатуру потребляемых материалов.
   7. 4.7. Основы технологии, организации производства, труда и управления.
   8. 4.8. Организацию учета снабженческих и складских операций и порядок составления отчетности о выполнении плана материально-технического обеспечения.
   9. 4.9. Основы трудового законодательства.
   10. 4.10. Средства вычислительной техники, телекоммуникаций и связи.
   11. 4.11. Правила и нормы охраны труда.
5. Начальник отдела материально-технического снабжения подчиняется
6. На время отсутствия начальника отдела материально-технического снабжения (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет заместитель (при отсутствии такового — лицо, назначенное приказом директора организации), который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Начальник отдела материально-технического снабжения:

1. Организует обеспечение предприятия всеми необходимыми для его производственной деятельности материальными ресурсами требуемого качества и их рациональное использование с целью сокращения издержек производства и получения максимальной прибыли.
2. Руководит разработкой проектов перспективных и текущих планов и балансов материально-технического обеспечения производственной программы, ремонтно-эксплуатационных нужд предприятия и его подразделений, а также создания необходимых производственных запасов на основе определения потребностей в материальных ресурсах (сырье, материалах, полуфабрикатах, оборудовании, комплектующих изделиях, топливе, энергии и др.) с использованием прогрессивных норм расхода.
3. Изыскивает источники покрытия этой потребности за счет внутренних ресурсов.
4. Обеспечивает подготовку заключения договоров с поставщиками, согласование условий и сроков поставок, изучает возможность и целесообразность установления прямых долгосрочных хозяйственных связей по поставкам материально-технических ресурсов.
5. Организует изучение оперативной маркетинговой информации и рекламных материалов о предложениях мелкооптовых магазинов и оптовых ярмарок с целью выявления возможности приобретения материально-технических ресурсов в порядке оптовой торговли, а также закупку материально-технических ресурсов, реализуемых в порядке свободной продажи.
6. Обеспечивает доставку материальных ресурсов в соответствии с предусмотренными в договорах сроками, контроль их количества, качества и комплектности и хранение на складах предприятия.
7. Подготавливает претензии к поставщикам при нарушении ими договорных обязательств, контролирует составление расчетов по этим претензиям, согласовывает с поставщиками изменения условий заключенных договоров.
8. Руководит разработкой стандартов предприятия по материально-техническому обеспечению качества выпускаемой продукции, экономически обоснованных нормативов производственных (складских) запасов материальных ресурсов.
9. Обеспечивает контроль за состоянием запасов материалов и комплектующих изделий, оперативным регулированием производственных запасов на предприятии, соблюдением лимитов на отпуск материальных ресурсов и их расходованием в подразделениях предприятия по прямому назначению.
10. Руководит разработкой и внедрением мероприятий по повышению эффективности использования материальных ресурсов, снижению затрат, связанных с их транспортировкой и хранением, использованию вторичных ресурсов и отходов производства, совершенствованию системы контроля за их расходованием, использованием местных ресурсов, выявлению и реализации излишнего сырья, материалов, оборудования и других видов материальных ресурсов.
11. Организует работу складского хозяйства, принимает меры по соблюдению необходимых условий хранения.
12. Обеспечивает высокий уровень механизации и автоматизации транспортно-складских операций, применения компьютерных систем и нормативных условий организации и охраны труда.
13. Организует учет движения материальных ресурсов на складах предприятия, принимает участие в проведении инвентаризации материальных ценностей.
14. Обеспечивает составление установленной отчетности о выполнении плана материально-технического обеспечения предприятия.
15. Руководит работниками отдела.

III. Права

Начальник отдела материально-технического снабжения вправе:

1. Знакомиться с проектами решений директора предприятия, касающимися деятельности отдела материально-технического снабжения.
2. Вносить на рассмотрение директора предприятия предложения по улучшению деятельности отдела материально-технического снабжения.
3. Осуществлять взаимодействие с руководителями всех (отдельных) структурных подразделений предприятия.
4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
5. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
6. Вносить на рассмотрение директора предприятия представления о назначении, перемещении и увольнении работников отдела материально-технического снабжения; предложения об их поощрении или о наложении на них взысканий.
7. Требовать от директора предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

IV. Ответственность

Начальник отдела материально-технического снабжения несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

1. Общие положения

1.1. Директор по снабжению и логистике подчиняется непосредственно Генеральному директору, назначается и освобождается от занимаемой должности Генеральным директором по предоставлению Службы управления персоналом.

1.2. Директор по снабжению и логистике осуществляет руководство отделом снабжения, центральным материальным складом, участком транспорта и ПРР в части управления персоналом и эксплуатации транспортных средств.

1.3. Директора по снабжению и логистике в его отсутствие заменяет начальник отдела снабжения.

1.4. На должность директора по снабжению и логистике назначаются лица имеющие высшее экономическое образование и опыт работы в соответствующих должностях не менее двух лет.

2. Цели деятельности

2.1. Разработка и организация оптимальной схемы поставок расходных и комплектующих материалов, необходимых для обеспечения бесперебойного производственного процесса на предприятии.

3. Должностные обязанности

3.1. Совместно с коммерческим директором изучает, систематизирует и анализирует потребности производства в части снабжения его расходными и комплектующими материалами.

3.2. Добивается возможности снижения затрат путем оптимизации системы закупок и постоянного анализа рынка необходимых материалов, а так же совместно с директором по производству оптимизирует процесс производства.

3.3. Организует эффективное взаимодействие подчиненных ему подразделений между собой и с другими структурными единицами предприятия.

3.4. Контролирует соблюдение трудовой и финансовой дисциплины в подчиненных ему подразделениях.

3.5. Принимает меры по оперативному заключению договоров с поставщиками, контролирует выполнение обязательств по договорам, внедряет наиболее целесообразные для предприятия формы расчетов, типы договоров и форм поставок.

3.6. Осуществляет контроль за соответствием закупленной продукции требованиям производства. Своевременно решает вопросы возврата не качественной продукции.

3.7. Обеспечивает своевременное представление установленной отчетности о выполнении планов поставок, результаты маркетинговых исследований и т. д.

4. Права

4.1. Директор по снабжению и логистике имеет право представлять предприятие во всех государственных и общественных организациях.

4.2. Требовать от всех производственных подразделений и служб, входящих в структуру предприятия, своевременные данные о потребностях производства в расходных и комплектующих материалах.

4.3. Представлять на утверждение генеральному директору структуру и штаты подчиненных ему подразделений, положения и должностные инструкции.

4.4. Отдавать распоряжения обязательные для выполнения подчиненным ему сотрудникам.

5. Ответственность

5.1. Несет ответственность за исполнение положений настоящей инструкции.

5.2. В случаях предусмотренных законодательством несет ответственность в соответствии с Законом.

Должностная инструкция разработана в

соответствии с____________________________

(наименование, номер и дата документа)

Руководитель структурного

Должностные инструкции директора по снабжению

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность директора по материально-техническому снабжению "_____________" (далее - "Предприятие").
1.2. Директор по материально-техническому снабжению назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Предприятия.
1.3. Директор по материально-техническому снабжению подчиняется непосредственно _____________ Предприятия.
1.4. На должность экономиста по материально-техническому снабжению назначается лицо, имеющее: высшее профессиональное (экономическое) образование и стаж работы в должности экономиста по материально-техническому снабжению II категории не менее 3 лет.
1.5. Директор по материально-техническому снабжению должен знать:
- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие, методические, нормативные материалы по материально-техническому обеспечению;
- экономику производства;
- методы и порядок разработки перспективных и годовых планов материально-технического обеспечения, нормативов производственных запасов сырья, материалов, порядок составления заявок на материалы, заключения договоров с поставщиками;
- действующие стандарты, технические условия на сырье, материалы, выпускаемую продукцию, порядок и методы их разработки;
- оптовые и розничные цены, номенклатуру потребляемых материалов;
- организацию учета снабженческих и складских операций и порядок составления отчетности о выполнении плана материально-технического обеспечения;
- организацию производства, труда и управления;
- основы технологии производства;
- возможности применения вычислительной техники для осуществления расчетов и учета снабженческих операций, правила ее эксплуатации;
- организацию складского хозяйства;
- рыночные методы хозяйствования;
- законодательство о труде;
- правила и нормы охраны труда.
1.6. В своей деятельности Директор по материально-техническому снабжению руководствуется:
- нормативными актами и методическими материалами по вопросам выполняемой работы;
- правилами внутреннего трудового распорядка;
- приказами и распоряжениями руководителя Предприятия и непосредственного руководителя;
- настоящей должностной инструкцией;
- правилами по охране труда, производственной санитарии и противопожарной защите.
1.7. В период временного отсутствия Директора по материально-техническому снабжению его обязанности возлагаются на ________________.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

2.1. Директор по материально-техническому снабжению исполняет следующие обязанности:
Осуществляет работу по обеспечению Предприятия всеми необходимыми для его производственной деятельности материальными ресурсами (сырьем, материалами, полуфабрикатами, топливом, комплектующими изделиями, инструментом, запасными частями, спецодеждой, хозяйственным инвентарем и др.) и их рациональному использованию.
Разрабатывает проекты перспективных и годовых планов материально-технического обеспечения Предприятия, готовит расчеты и обоснования к ним.
Определяет потребность Предприятия и его подразделений в материальных ресурсах, составляет балансы материально-технического обеспечения, сводные таблицы по видам сырья, материалов и устанавливает календарные сроки их поставки в соответствии с требованиями производства.
Составляет заявки на материальные ресурсы с необходимыми обоснованиями и расчетами.
Участвует в разработке и внедрении мероприятий по повышению эффективности использования материальных ресурсов (экономии материальных ресурсов, снижении затрат, связанных с их приобретением, доставкой и хранением, замене дорогостоящих и дефицитных материалов, использовании местных ресурсов, отходов производства и вторичного сырья), а также норм расхода материалов и производственных запасов, стандартов и технических условий на выпускаемую продукцию, всемерного соблюдения режима экономии.
Участвует в работе по формированию и расширению хозяйственных связей с поставщиками, освоению новых, более выгодных товарных рынков, отслеживанию конъюнктуры рынка, ассортимента изделий, поступления на рынок новых товаров и товаров определенного вида с целью выявления возможности их приобретения.
Подготавливает проекты договоров с поставщиками, материалы по претензиям к поставщикам при нарушении ими договорных обязательств, согласовывает с поставщиками изменения условий заключенных договоров.
Осуществляет контроль выполнения поставщиками договорных обязательств, количества и качества поступающих материалов и других видов материальных ресурсов, комплексного их использования, правильности предъявления к акцепту счетов и других расчетных документов поставщиков и своевременной передачи этих документов для оплаты.
Участвует в формировании цен на выпускаемую продукцию (услуги) и оценке обоснованности цен поставщиков.
Ведет оперативный учет движения материальных ресурсов, наличия неиспользованных производственных запасов.
Принимает участие в работе по ресурсосбережению, реализации выявленных излишков сырья, материалов, оборудования, топлива, энергии, контролирует соблюдение правил хранения товарно-материальных ценностей на складах и сроков отгрузки возвратной тары.
Составляет установленную отчетность о выполнении плана материально-технического обеспечения Предприятия.
Выполняет работы по формированию, ведению и хранению базы данных внутрипроизводственной и внешней информации по материально-техническому обеспечению, вносит необходимые изменения в справочную и нормативную информацию, используемую при обработке данных.
Участвует в формулировании экономической постановки задач либо отдельных их этапов, решаемых с помощью вычислительной техники, определяет возможность использования готовых проектов, алгоритмов и пакетов прикладных программ, позволяющих создавать экономически обоснованные системы обработки информации по материально-техническому обеспечению.

Директор по материально-техническому снабжению имеет право:
3.1. Требовать от руководства Предприятия оказания содействия в исполнении своих обязанностей.
3.2. Повышать свою квалификацию.
3.3. Знакомиться с проектами решений руководства Предприятия, касающимися его деятельности.
3.4. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.
3.5. Получать от работников Предприятия информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Директор по материально-техническому снабжению несет ответственность:
4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.2. За правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, - в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.
4.3. За причинение материального ущерба - в соответствии с действующим законодательством.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы Директора по материально-техническому снабжению определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на Предприятии.
5.2. В связи с производственной необходимостью Директор по материально-техническому снабжению обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

6. ПРАВО ПОДПИСИ

6.1. Директору по материально-техническому снабжению для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

Подробная должностная инструкция любого работника, как правило, имеет следующую структуру:

1. Общие положения.
2. Функции и задачи.
3. Должностные обязанности.
4. Права.
5. Ответственность.
6. Режим работы.
7. Взаимосвязи.

Для справки: законодатель не устанавливает требований к содержанию и форме инструкции, из чего можно сделать вывод, что каждый работодатель вправе по своему усмотрению дополнять вышеуказанные разделы или сокращать их.

Ниже рассмотрим содержание частей документа более подробно. Начнем с разбора должностных обязанностей работника, так как этот раздел на практике вызывает больше всего вопросов.

Должностные обязанности начальника отдела снабжения

Раздел инструкции «Должностные обязанности начальника снабжения», как правило, включает в себя следующий перечень:

• руководство отделом снабжения;
• организация работы по обеспечению предприятия необходимым сырьем, материалами и т. д.;
• обеспечение контроля за состоянием сырьевых запасов;
• разработка планов по материально-техническому снабжению компании и руководство их реализацией;
• участие в заключении договоров по материально-техническому обеспечению организации;
• участие в проверке прибывших грузов и сохранности их упаковки;
• проведение исследований на рынке услуг с целью выбора максимально выгодных условий для сотрудничества;
• ведение отчетности по расходованию средств и т. д.

Перечень должностных обязанностей сотрудника может варьироваться в зависимости от направления деятельности предприятия, круга подчиненных ему лиц и наличия/отсутствия в компании отдела, который занимается похожей работой, но в меньших масштабах (например, материально-техническим обеспечением).

Права и ответственность начальника отдела снабжения

Раздел должностной инструкции «Права работника» включает в себя перечень прав, которыми наделен работник для реализации возложенных на него обязанностей. К ним в большинстве случаев относятся следующие:

• возможность контроля деятельности подчиненных сотрудников и дачи им соответствующих поручений;
• представление интересов организации в переговорах со сторонними компаниями по вопросам, входящим в компетенцию начальника отдела снабжения;
• взаимодействие с иными отделами и службами предприятия;
• принятие решений в пределах компетенции;
• требование от руководства создания условий для осуществления рабочего процесса.

В части инструкции, которая посвящена описанию ответственности сотрудника (иногда объединяется с разделом о правах), необходимо отразить информацию о том, за что в рамках своей деятельности несет ответственность начальник отдела снабжения. В частности, речь может идти:

Не знаете свои права?

• о дисциплинарной ответственности (за невыполнение или не точное выполнение должностных обязанностей);
• административной (в случае нарушения норм административного законодательства);
• уголовной (если работник совершает преступление).

Что касается материальной, то ее работник несет в рамках заключенного с ним соглашения о материальной ответственности, в котором прописывается ее объем (полная, частичная, коллективная и т. д.).

Общие положения, график работы, функции и порядок взаимодействия

В разделе «Общие положения» указывается наименование должности и подразделения — места работы служащего в соответствии с утвержденным на предприятии штатным расписанием, а также порядок назначения сотрудника на должность и снятия с нее. Желательно здесь же определить порядок замещения сотрудника в случае его отсутствия и привести перечень нормативных и локальных актов, положениями которым он должен руководствоваться в своей деятельности. Целесообразно прописать в этом разделе и квалификационные требования к профессии.

Раздел «Функции и задачи» рассказывает об основных направлениях работы начальника отдела снабжения и сфере его деятельности. Также здесь могут быть указаны конкретные виды деятельности, направленные на выполнение основной задачи. Например, главная задача начальника отдела снабжения — обеспечение организации материально-техническими ресурсами. Для этого он должен составлять списки потребностей, искать поставщиков и т. п.

Раздел «Режим работы» включает в себя указание графика службы сотрудника с учетом:

• наличия смен;
• работы в выходные дни;
• дежурств и т. д.

Впрочем, если информация об этом имеется в трудовом контракте работника, то в должностную инструкцию данный раздел можно не включать.

В разделе «Взаимосвязи» нужно указать порядок взаимодействия начальника отдела снабжения с другими службами и отделами компании, при необходимости выстроив и цепочку обмена документацией.

Порядок разработки и применения должностной инструкции начальника отдела снабжения

Должностную инструкцию для начальника отдела снабжения разрабатывает, как правило, сотрудник отдела кадров или служащий, в ведении которого находится охрана труда на предприятии. Далее документ вручается для согласования непосредственному начальнику служащего (например, директору департамента), который по итогам рассмотрения вправе внести изменения в инструкцию и высказать свои замечания. После доработки документ передается на утверждение руководителю организации.

Начальник отдела снабжения знакомится с текстом инструкции при трудоустройстве. В знак согласия с условиями документа он ставит свою подпись либо в специально отведенном месте инструкции, либо в листе ознакомления, прикрепляемом к ней. Если по каким-то причинам работник отказывается ставить подпись, об этом составляется соответствующий акт.

Примечание: прежде чем отказываться подписывать документ из-за несогласия с отдельными пунктами, желательно провести переговоры с руководителем организации и объяснить свою точку зрения. Вполне возможно, что руководство учтет замечания и в инструкцию предложенные поправки.

При необходимости внесения изменений в обязанности сотрудника в дальнейшем руководитель организации вправе сделать это только с согласия работника, так как законодатель запрещает изменять рабочую функцию служащего в одностороннем порядке.