Различные технологии тайм-менеджмента. Внедрение инструментов тайм-менеджмента как направление повышения эффективности малого и среднего бизнеса Растущие темпы изменений экономической среды требуют передачи сотрудникам организации больших полномочий, опе

Секция «Программные средства и информационные технологии»

ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ КАК СПОСОБ ПОВЫШЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЧЕЛОВЕЧЕСКИХ РЕСУРСОВ ПРЕДПРИЯТИЯ

Д. Ю. Иванов Научный руководитель - А. И. Пахирка

Сибирский государственный аэрокосмический университет имени академика М. Ф. Решетнева

Российская Федерация, 660037, г. Красноярск, просп. им. газ. «Красноярский рабочий», 31

E-mail: [email protected]

Описана концепция планирования времени, показаны этапы и способы внедрения тайм-менеджмента на предприятиях.

Ключевые слова: тайм-менеджмент, планирование, взаимодействие, отношение «руководитель-подчиненный».

TIME MANAGEMENT AS A WAY TO IMPROVE THE EFFICIENCY OF THE USE OF HUMAN RESOURCES OF THE ENTERPRISE

D. Y. Ivanov Scientific Supervisor - A. I. Pahirka

Reshetnev Siberian State Aerospace University 31, Krasnoyarsky Rabochy Av., Krasnoyarsk, 660037, Russian Federation E-mail: [email protected]

Described the concept of time planning, showed the steps and implementation methods of time management in the enterprises.

Keywords: time management, planning, interaction, relationship "manager-subordinates".

Согласно концепции управления человеческими ресурсами, одним из важнейших организационных ресурсов является человек - сотрудник организации . В свою очередь, немаловажным человеческим ресурсом является время, оптимизировав использование которого, мы сможем оптимизировать свою работу, как сотрудника, и, следовательно, улучшим работу всего предприятия в целом.

Технология управление временем, или тайм-менеджмент - включает в себя методы планирования, которые применяются для самостоятельного повышения эффективности использования рабочего и личного времени. Основные критерии и правила тайм-менеджмента, которых нужно придерживаться для успешного управления ресурсом времени, представлены в таблице .

При внедрении технологии управления временем на предприятии, необходимо пройти три основных этапа или направления внедрения: личный тайм-менеджмент, командный тайм-менеджмент и корпоративный тайм-менеджмент. Рассмотрим каждый их этих этапов подробнее:

Личный тайм-менеджмент (или просто тайм-менеджмент). Для данного этапа не существует каких-либо ограничений в методах или инструментах, здесь все зависит от индивидуальных особенностей человека. Самое главное - планирование. Необходимо утром или вечером перед ним составить список всех срочных дел и дел, которыми вы хотели бы заняться и записать их. Обязательно оставьте место и для отдыха. Способ хранения таких записей может быть абсолютно любой от бумажного ежедневника до Microsoft OneNote и Google Calendar для настольного компьютера или Timetable и Evernote для смартфонов.

Командный тайм-менеджмент. Если личный тайм-менеджмент работал со временем и эффективностью одного человека, то командный тайм-менеджмент охватывает группы людей (команды), их время и эффективность, как общую, так и индивидуальную. Методы и инструменты, соответственно, тоже несколько отличаются от обычного, личного тайм-менеджмента. Здесь ключевую роль играет взаимодействие. Необходимо заранее обговорить правила поведения/взаимодействия внутри

Актуальные проблемы авиации и космонавтики - 2016. Том 1

коллектива, например, правило обмена информацией (лучше всего передавать информацию в электронном виде). Инструментами структуризации работы в командном тайм-менеджменте могут стать различные системы управления проектами, обеспечивающие взаимодействие между сотрудниками в единой среде проекта. Примером такой системы может послужить Microsoft Project. Однако, из-за того, что доступ к Microsoft Project осуществляется по подписке, для некоторых организаций небольшого масштаба больше подойдет бесплатный Redmine или Google Docs.

Критерии и правила тайм-менеджмента

Критерии тайм-менеджемента Правила тайм-менеджемента

Материализованность Материализуйте мысли и задачи. Находясь «в голове», они не контролируемы

Измеримость результатов, времени и эффективности Хотите управлять - измерьте. Управляйте на основе фактов, а не мнений

Системность, согласованность и скоординирован-ность работы Систематизируйте работу: объединяйте по смыслу, структурируйте. Нет системы - нет результата

Гибкость деятельности, простота планирования, оперативность реагирования Планируйте максимально просто и гибко. Повышайте скорость реагирования на изменения

Целеориентированность, определенность направления Формулируйте цели. Оценивайте любое действие по вкладу, которое оно вносит в достижение целей

Приоритезированность, сфокусированность на главном Выделяйте важнейшее. Начинайте с него, уделяйте ему лучшее время и силы

Инвестиционность, ориентация на развитие Инвестируйте время в будущее. Это трудно, но окупается

Своевременность исполнения Ловите удачные возможности. План средство это делать, но не самоцель

Контролируемость исполнения Создавайте мониторинг исполнения задач

Легкость работы Управляйте рабочей нагрузкой: работайте «меньше, но умнее»

Внимание к эффективности Выработайте «чувство времени и «чувство эффективности». Остальное - приложится

Корпоративный тайм-менеджмент. Во многих чертах он идентичен командному тайм-менеджменту. Однако, здесь, основой является отношение «руководитель - подчиненный». Важным является умение руководителя грамотно оценивать способности сотрудников, например, при проведении вступительного собеседования при приеме или промежуточных аттестаций уже в процессе работы, и, согласно этим способностям, ставить перед работниками задачи. Инструменты - Microsoft Project или Redmine, а именно их модули планирования и управления .

Каждый этап по-своему важен и является самодостаточным, поэтому может быть внедрен в отрыве от остальных. Однако, пройдя все этапы и постоянно следуя критериям тайм-менеджмента, сотрудники предприятия смогут максимально грамотно оценивать свои силы и уже по ним планировать свою дальнейшую работу.

1. АрКаДа - Центр [Электронный ресурс]. URL: http://arkadacentre.ru/koncepciaUP.htm (дата обращения: 24.04.2016).

2. Корпоративный менеджмент [Электронный ресурс]. URL: http://www.cfin.ru/management/ people/corp_tm.shtml (дата обращения: 24.04.2016).

3. Организация времени. Эффективность, успех, развитие [Электронный ресурс]. URL: http://www.improvement.ru/news/040621.shtm (дата обращения: 24.04.2016).

Темп жизни большинства современных людей сложно назвать размеренным или спокойным. Это постоянный дефицит времени и авралы, регулярное пребывание в состоянии, когда непонятно за выполнение какой работы хвататься именно сейчас. Все это негативно отражается не только на эмоциональном состоянии, но и на личной производительности. Только тайм менеджмент поможет решить подобные проблемы и организовать время таким образом, чтобы появилась возможность жить полной жизнью, а не ограничиваться вечными хлопотами.

По мнению психологов даже при «катастрофическом дефиците времени» выход есть.

Существующие инструменты тайм менеджмента помогают понять: главное иметь стремление хоть немного и пересмотреть отношение к личному времени. Многие могут стать примером, что при правильном использовании тайм менеджмент дает отличные результаты. Ведь каждый из них знает как не только составлять много планов, но и успевать многое сделать.

Преимущества применения

Навык рационального использования времени предоставляет человеку немало разных преимуществ и может пригодиться практически в любом поле деятельности. Для подростков и школьников знание законов организации времени и их использование помогает научиться жить так, чтобы хватало времени не только для учебы, но и для отдыха и общения с друзьями. Взрослым же людям основы применения тайм менеджмента помогут в работе, творчестве, семейных отношениях, бизнесе и других сферах.

Какие конкретно преимущества получает человек при использовании данной системы:

• ему удается достигать больше поставленных целей;
• он успешен во всех сферах деятельности;
• он достигает поставленных задач быстрее, чем те, кто не знает, что такое тайм менеджмент и не используют его;
• за короткий промежуток времени может выполнять множество различных дел;
• человек имеет намного больше времени для самосовершенствования, отдыха, хобби и нахождения с близкими людьми;
• он не страдает от постоянной усталости, меньше подвержен стрессам;
  он всегда имеет четкий план действий;
• владеет внутренней свободой и способностью контролировать свою жизнь.

Роль мотивации в умении организовывать свое время

Прежде чем непосредственно переходить к выяснению, чем же является тайм менеджмент, необходимо разобраться с основными причинами нехватки времени. Первой и, наверное, основной причиной является нежелание выполнять определенные обязанности. Вторым виновником считается отсутствие интереса к делу, а третьим – неорганизованность. Четвертой же причиной дефицита времени является слишком длительная подготовка к выполнению какой-либо задачи.

Тайм менеджмент (англ. time management) - технология организации времени и повышения эффективности его использования.

Например, если не хочется выполнять какую-то работу, стоит поискать ее плюсы. Возможно, она может поспособствовать прибавке к зарплате, повышению в должности, даст ощущение удовлетворения от выполненного долга или же предшествует отличному отдыху.

Как один из наиболее эффективных инструментов тайм менеджмента, должна использоваться и для домашней рутинной работы. Ведь если ее не выполнять – в семье уничтожится внешняя и внутренняя атмосфера комфорта. В то время как борьба с хаосом поможет избавиться от внутренней несобранности и направить энергию в нужное русло.

Анализ временных затрат

Определившись с мотивацией, не стоит сразу же бросаться решать свои задачи. Так как эффективный тайм менеджмент основывается на контроле времени и сокращении непроизводительных его затрат, начинать необходимо с анализа текущей структуры дня. Для каждого дела нужно зафиксировать основные параметры: время начала и завершения, краткое описание, эффективность или моменты, которые препятствовали выполнению задачи. Удобнее всего делать это в виде таблицы.

Безусловно, можно фиксировать и другие моменты. Например, включить столбцы с разделением задач на личные и рабочие, либо указывать все перекуры и перерывы на чай, отвлечение на проверку обновлений в социальных сетях или чтение писем из электронной почты. В дальнейшем при использовании тайм менеджмента это поможет разобраться с тем, от каких дел стоит отказаться, чтобы успевать выполнять главные задачи и каким образом распределить дела в течение дня.

Старайтесь исключить из своей жизни «пожирателей времени»

Насколько эффективным может быть тайм менеджмент можно оценить, если обратить внимание сколько времени множество людей убивает и крадет у самих себя. К сожалению, просиживание часами за проверкой почты, общением в социальных сетях или компьютерными играми как для взрослых, так и для подростков, в основном считается нормой.

Приняв решение заняться действительно полезным делом – необходимо на время отвлечься от подобных занятий и сконцентрироваться на выполнении поставленной задачи. Если же ежедневно в одно время, использовать основы тайм менеджмента и заниматься важными делами, через несколько месяцев это сформирует привычку.

Полезно также будет завести дневник и записывать в него все занятия, которые лишь пожирают время.

Существенно сэкономить время поможет также умение говорить «нет». Без этого невозможно представить тайм менеджмент, ведь сложно научиться организовать собственное время, если бесцельно его тратить на ненужные задания. Иногда стоит ответить твердым «нет» и конкретным людям, которые умеют только жаловаться, а также стараются сделать все, чтобы их работу выполнил кто-то другой.

Фильтрация информации

Изучая инструменты тайм менеджмента невозможно не остановиться на умении фильтровать различные данные. Многие имеют привычку забивать себе голову множеством никому не нужной информации. Например, прежде чем приобрести какую-либо бытовую технику или одежду многие несколько суток на различных сайтах изучают их характеристики.

С одной стороны подобная информация кажется полезной, но эффективным тайм менеджментом будет это лишь в том случае, если читать не все подряд, а уметь концентрироваться на наиболее важных и нужных характеристиках. Учитесь бегло изучать информацию и запоминать только то, что действительно полезно. Не нужно тратить драгоценное время и перенасыщать мозг множеством лишней информации!

Планирование – залог успеха

Эффективный тайм менеджмент – это составление планов, которое дает возможность на 25% увеличить свою продуктивность.

Если не записана – ее не существует. Перечень задач в данном случае является картой, которая не даст сбиться в пути для достижения этой цели.

Облегчить задачу помогут различные помощники. Например, можно в видимой части комнаты повесить доску и поделить ее пополам. Основы тайм менеджмента в данном случае можно применить так: на одной половине размещаются все идеи, которые хочется выполнить в ближайшее время.

Вторую же половину нужно поделить на три колонки: что запланировано, какие задачи в работе, и что уже выполнено. Каждую неделю задачи из первой половины доски можно перемещать в колонку «Запланировано». Если вы будете руководствоваться правилами, выполнение которых предполагает тайм менеджмент, к выходным все они окажутся в колонке «Выполнено».

Также можно воспользоваться ежедневником или планингом. Либо заполнять компактный календарь для фиксирования планов на ближайшие недели и месяцы. Могут быть и такие задачи, которые удобнее всего записывать в виде таблицы.

Выбор методики планирования

На сегодняшний день существует немало методик планирования. К наиболее популярным можно отнести:

• Метод «АБВ» (можно использовать и «ABC»). Его суть заключается в том, чтобы возле каждой задачи из списка ставить букву, указывающую на приоритет выполнения. При составлении плана согласно тайм менеджменту самые важные дела обозначаются буквой «А». Пока они не будут выполнены – к задачам, имеющим маркировку «Б» приступать нельзя.
• Хронометраж – это метод, который осуществляется путем замера и фиксации времени, необходимого для выполнения определенных целей. Что такое тайм менеджмент при использовании хронометража? Это выработка ощущения времени и эффективности работы. Чтобы научиться этому необходимо в течение 2-3 недель записывать все свои действия с точностью до 5 минут. Это поможет выявить так называемых «поглотителей времени» и отыскать резервы для выполнения важных задач.
• Среди лучших в мире инструментов тайм менеджмента, помогающих в планировании стоит отметить технику SMART. Эта аббревиатура составлена из первых букв слов, которые характеризуют цель. Она должна быть: конкретная, измеримая, достижимая, соотносима с другими задачами и имеющая четкие временные рамки.

Не знаете, как успевать больше – каждое утро «съедайте лягушку»

В рамках, которые предлагает тайм менеджмент, эта техника достаточно простая и эффективная. Ее суть заключается в том, чтобы в первой половине дня (желательно утром), выполнять необходимое, но не очень приятное дело. Подобные занятия в основном откладываются и нередко вовсе не выполняются. Вряд ли эффективный тайм менеджмент предполагает очень большие затраты времени на осуществление подобных целей. К тому же, неприятные дела имеют свойство накапливаться. В таком случае их выполнение может растягиваться на месяцы и годы.

В роли лягушек тайм менеджмент чаще всего определяет дела, к которым не знаешь как подступиться. Также это могут быть задания, для выполнения которых ожидаются какие-то идеальные условия. Если такие дела поочередно выполнять каждое утро – со временем количество незавершенных дел будет сведено к минимуму. Целью этой технологии в тайм менеджменте является выработка полезной привычки сосредотачиваться на текущих делах и выполнять их быстрее.

Если цель большая – ее можно разделить

Многие опускают руки, когда им необходимо взяться за выполнение какой-либо глобальной задачи, например, сложного проекта. Какими инструментами тайм менеджмента можно воспользоваться в такой ситуации? Прежде всего, необходимо поделить основную задачу на несколько вспомогательных и выполнять каждую из них отдельно. Это поможет не только более быстрой реализации проекта, но и лучшему его пониманию.

Среди тех, кто занимается тайм менеджментом, многие подобную задачу облегчают, рисуя своеобразное дерево. В роли его ствола выступает главная задача, а подзадачи – это ветки. Делать разветвления нужно до тех пор, пока весь процесс выполнения цели не станет понятным и предельно простым.

Есть время работать, есть время отдыхать

Используя в своей жизни тайм менеджмент, нельзя забывать о том, что каждый человек имеет свои биологические часы. Они влияют на то, в какой период суток будет наибольшим пик активности. Например, если это время с 6.00 до 10.00 – именно на эти часы стоит запланировать наиболее важные дела и задачи.

Руководствуясь принципами тайм менеджмента в таком случае можно успеть выполнить максимальное количество заданий. Так как в другое время реакция будет более медленной, а работоспособность – сниженной.

На основе наблюдений за своими биологическими часами стоит также выделять время для отдыха. Не стоит упускать из виду, что от этого во многом зависит насколько эффективным будет тайм менеджмент. Во время отдыха ресурсы организма восстанавливаются, и он может лучше и быстрее справиться с поставленными перед ним целями. Если же человек будет валиться от усталости с ног – качество работы вряд ли будет хорошим.

Всегда оставляйте запас времени

Прежде всего, стоит отметить, что тайм менеджмент должен облегчить жизнь и научить использовать время с пользой. Однако это не повод составлять настолько загруженные графики, чтобы в них не было ни единой свободной минуты. На каждый день нужно оставлять определенный запас времени. Ведь каким бы продуманным ни был time management, необходимое для выполнения всех задач время точно определить сложно.

Поэтому, чтобы не паниковать по поводу того, что необходимо уже приступать к выполнению следующей задачи – лучше заранее запланировать чуть больше времени. Даже если вы справитесь вовремя – оставшееся время можно будет использовать для решения менее важных вопросов или же для отдыха.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Корпоративный тайм-менеджмент: цели и технологии

Содержание

• Введение
• Заключение

Введение

Множество управленческих дисциплин и технологий помогают руководителю предприятия стать более динамичным, все успевать, укладываться в максимально сжатые сроки. Проектный менеджмент, менеджмент качества, различные корпоративные информационные системы - все это, помимо снижения финансовых издержек, помогает снижать издержки временные.

Корпоративный тайм-менеджмент - одна из таких технологий, оформившаяся в отдельную дисциплину в рамках общего менеджмента благодаря разработкам Тайм-менеджерского сообщества Improvement.ru и кафедры тайм-менеджмента Московской финансово-промышленной академии.

Корпоративный тайм-менеджмент - дисциплина в рамках общего менеджмента, позволяющая сделать персональный тайм-менеджмент сотрудников инструментом повышения корпоративной эффективности.

Актуальность моей работы обусловлена очевидностью необходимости эффективного управления временем в современной динамичной экономике. Тайм-менеджмент (или самоорганизация) - это эффективная технология организации личной работы, с одной стороны. С другой стороны, это жизненная концепция человека убежденного, что нельзя напрасно тратить невозобновимые ресурсы своего времени, а в конечном итоге - своей жизни.

Целью представленной работы является рассмотрение целей и технологий корпоративного тайм-менеджмента.

Для достижения этой цели в исследовании ставятся следующие задачи:

- рассмотреть корпоративный тайм-менеджмент как инструмент повышения эффективности организации

- обосновать цели и результаты корпоративного тайм-менеджмента

- рассмотреть корпоративный тайм-менеджмент: на пути к становлению нового корпоративного стандарта.

1. Корпоративный тайм-менеджмент как инструмент повышения эффективности организации

Корпоративный тайм-менеджмент позволяет сделать персональный тайм-менеджмент сотрудников инструментом повышения корпоративной эффективности.

Корпоративный тайм-менеджмент объединяет два подхода - личный тайм-менеджмент и корпоративную организацию труда. Задачей внедрения тайм-менеджмента в этом случае становится ответ на вопрос: "Как повысить управляемость фирмы и сотрудников, не потеряв при этом преимуществ, которые дают свобода и инициатива людей?".

1.1 Понятие корпоративного тайм-менеджмента

"Задача менеджмента в XXI веке - научиться управлять эффективностью управленческого и творческого тр у да " (П . Друкер Архангельский Г.А. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы / Г.А. Архангельский. - 2-е изд. - Санкт-Петербург: Питер, 2005. - 442 с. )

Впервые тема корпоративного тайм-менеджмента была заявлена в монографии Г.А. Архангельского "Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы" в 2003 г. С тех пор идея централизованного корпоративного внедрения технологий тайм-менеджмента становится осознанной потребностью все большего числа компаний и организаций.

Тайм-менеджмент первоначально сложился как практическая дисциплина, развиваемая в большей степени консультантами по управлению, нежели учеными. Ряд отечественных и западных специалистов по управлению разрабатывали практические технологии планирования, предлагая их менеджерам-практикам в форме книг и учебных курсов. Как правило, применение либо неприменение технологий тайм-менеджмента оставлялось руководством организации на собственное усмотрение сотрудника. Поэтому в научном менеджменте сравнительно редко затрагивались вопросы самоменеджмента и персональной организации труда. Классики научного менеджмента, например, Ф.У. Тейлор, впервые поставили вопрос о централизованном внедрении технологий персональной организации труда, рассматривая при этом в основном физический труд. В 20-е годы XX в. директор Центрального Института Труда А.К. Гастев механистическому подходу в таком внедрении "сверху" противопоставил идею "организационно-трудовой бациллы", побуждающей сотрудника организации самостоятельно совершенствовать рабочие процессы. Председатель Лиги "Время" П.М. Керженцев с общей организации труда перенес акцент на время, стал рассматривать его как один из важнейших ресурсов организации и сотрудника.

Наконец, классик западной теории менеджмента П. Друкер, обратив внимание на сложность управления творческим и управленческим трудом "сверху" без задействования самостоятельной инициативы сотрудника, обозначил задачу повышения эффективности управленческого и творческого труда как ключевую для менеджмента в XXI в.

Таким образом, в истории вопроса об управлении временем сотрудника организации можно выделить две основные ветви исследований: классический тайм-менеджмент и направления общего менеджмента, так или иначе затрагивающие вопросы персональной организации труда. Эти ветви в ходе развития сближаются, что делает закономерным постановку вопроса о разработке методов встраивания тайм-менеджмента в корпоративный менеджмент.

Корпоративный тайм-менеджмент - совокупность технологий "встраивания" методов тайм-менеджмента в систему управления организацией.

Таким образом, если корпоративный менеджмент - путь "сверху вниз", от построения системы к эффективности входящих в нее элементов, в частности, эффективному использованию времени сотрудника, то личный тайм-менеджмент - путь "снизу вверх", от персональной эффективности сотрудников к повышению эффективности подразделения или организации.

Тайм-менеджмент в классическом понимании этого слова включает в себя всю совокупность технологий планирования, которые применяются сотрудником организации самостоятельно для повышения эффективности использования рабочего времени. При этом применение тайм-менеджмента не является обязательным. В последние годы все большее количество организаций осознают потребность в централизованном корпоративном внедрении технологий тайм-менеджмента.

1.2 Основные принципы тайм-менеджмента

Кропотливая самостоятельная работа. Качественную, эффективную систему организации своего времени руководитель может разработать только самостоятельно. Эту важную работу нельзя поручить консультанту или секретарю. Выбрать подходящее решение и перестроить его под свои потребности сумеете только сам руководитель.

Индивидуальность решения. В организации личного времени важны не общие правила, а индивидуальный стиль, который руководитель для себя находит. Если он для него комфортен, это дает максимальную эффективность. Заострить же внимание следует скорее на тех методах, которые позволяют ориентироваться даже в условиях неопределенности. Поэтому немаловажно определиться с такими параметрами, как темперамент человека, сенсорные предпочтения, биоритмы его организма, рабочие цели и т.п.

Необходимость отслеживания собственной эффективности. Используя хронометраж, можно выявить моменты непростительного расхода времени и обнаружить его скрытые резервы. При анализе полученных данных рекомендуется использовать метод сравнения достигнутого с максимально возможным, а не достигнутого с запланированным, как это делается в западных технологиях тайм-менеджмента. Но главный результат использования хронометража - появление определенного умения постоянно самостоятельно отслеживать свою эффективность. Учет собственного времени в течение нескольких недель вырабатывает особого рода внимание к времени, и руководитель начинает совершенно по-другому смотреть на свои действия.

Мышление, направленное на эффективность. Первостепенную роль играет непосредственное изменение мышления. Человек, который научился определять неэффективные процессы и совершенствовать их, стремящийся к оптимизации и повышению результативности - в силах применять имеющиеся методы, настроить их под свои нужды или разработать свои. А сами технические приемы организации времени и личной работы и непосредственное их воплощение в жизнь - это, как раз, дело техники. Единожды произошедшее изменение сознания начинает работать и приносить свои плоды в любом виде деятельности.

Достижимость и неисчерпаемость резервов эффективности. Основополагающий принцип, рядом с которым несравнимы никакие технологические вопросы. Исходя из предположения, что резервы эффективности, развития и самосовершенствования не только реально достижимы, но и потенциально неисчерпаемы, поиск нужного решения и разработка необходимого метода - вопросы чисто тактические и заведомо решаемые.

1.3 Причины использования корпоративного тайм-менеджмента

Потребность в корпоративном внедрении тайм-менеджмента обусловлена следующими факторами:

1. Растущие темпы изменений экономической среды требуют передачи сотрудникам организации больших полномочий, оперативного принятия ими самостоятельных решений и самостоятельной организации и планирования своей работы.

2. Возрастает удельный вес нематериальных активов в стоимости орган и зации ; эффективность работы ключевых топ-менеджеров и специалистов становится основным фактором успешности все большего числа компаний. При этом крайне затруднен внешний контроль за деятельностью сотрудника, имеющей творческий характер, но повышается актуальность самостоятельной организации таким сотрудником своей работы.

3. Для организаций становятся нормой, а не редким исключением, постоя н ные существенные изменения деятельности - разработка новых продуктов, выход на новые рынки, внедрение новых инструментов и систем управления. Для топ-менеджеров и специалистов организации, соответственно, становится нормой постоянное увеличение количества и объема решаемых задач, необходимость постоянно изыскивать резервы времени для осуществления проектов, позволяющих организации непрерывно развиваться.

корпоративный тайм менеджмент стандарт

2. Цели и результаты корпоративного тайм-менеджмента

2.1 Время компании и время сотрудника (руководителя)

Тот, кто позв о ляет ускользать своему времени, выпускает из рук свою жизнь ; тот, кто держит в руках свое время , держит в руках свою жизнь . (Алан Лэкейн Алан Лэкейн - автор бестселлера "Как стать хозяином своего времени и жизни", известный американский эксперт по "стратегии сбережения времени" )

Существует довольно обширная область управленческих технологий, связанных с управлением временем компании, касающихся в первую очередь систем управления. Основное внимание уделяется организации работы системы в целом. При таком подходе организация времени отдельного работника рассматривается исключительно как следствие правильно выстроенной и эффективно функционирующей системы.

К технологиям, относящимся к данному направлению, можно отнести, например, реижиниринг бизнес-процессов, тотальное управление качеством, проектный менеджмент и др., являющиеся технологиями управления временем компании, т.е., управлением организацией деятельности фирмы, для которой временные параметры представляют собой один из важнейших критериев качества.

Второе важное направление в корпоративном управлении - организация личной работы, повышение эффективности собственной деятельности. В данном случае, инициатива изменений исходит от самого сотрудника.

В данном направлении применимы технологии личного тайм-менеджмента, различные технологии личностного роста, самоменеджмента.

Области применения технологий первого типа: работа "конвейерного" типа. Сферы деятельности, не требующие творческой инициативы сотрудников. Жестко регламентированные процессы, любое отклонение от которых может привести к непоправимым последствиям.

Области применения технологий второго типа: работа, требующая не только беспрекословного исполнения жестких должностных инструкций, но и проявления сотрудником самостоятельной инициативы. Сферы деятельности, предполагающие принятие нестандартных решений, распределения ресурсов, необходимость и готовность брать на себя ответственность, динамичное реагирование на изменение требований, ситуаций и запросов. Занятость с высоким уровнем самостоятельного принятия решений и ответственности за них, самостоятельной организации процессов.

Вместе с тем, "личный" тайм-менеджмент, благодаря своим свойствам, оказывается достаточно сильным инструментом не только в области личностного развития, но и повышения корпоративной эффективности.

И здесь уже имеет смысл говорить не столько о личном, сколько о персональном тайм-менеджменте.

2.2 Личная и корпоративная эффективность

Личная эффективность - ключевое понятие тайм-менеджмента: она тем выше, чем более четкие цели мы перед собой ставим, чем осмысленнее и организованнее относимся к использованию своего времени.

Личная эффективность - использование человеком своего времени для достижения поставленных целей; рассматривается в контексте всей жизни, без привязки к конкретному месту работы или сфере деятельности.

Говоря о корпоративном тайм-менеджменте, очевидно, что нужен иной угол зрения на вопросы личной эффективности в организации времени. Необходимо учитывать контекст работы, специфику сферы деятельности, особенности конкретной компании, поэтому необходимо ввести новое понятие персональной эффективности.

Персональная эффективность - личная эффективность человека как сотрудника конкретной организации, обусловленная его собственными усилиями и навыками самоорганизации.

Таким образом, персональная эффективность - это личная эффективность человека плюс контекст конкретной сферы деятельности.

Каким образом личная эффективность связана с повышением эффективности корпоративной? Начав более осознанно относится к своему времени, человек очень быстро начинает понимать, что потери его личного времени находятся в прямой зависимости от неэффективности существующей корпоративной системы управления. Владея навыками тайм-менеджмента, он будет видеть взаимосвязь потерь компании и собственных (вспомните график взаимосвязи личных и корпоративных целей), и соответственно, более активно инициировать позитивные изменения. При этом изменения, инициированные самим сотрудником, гораздо более эффективны, чем внедренные "приказом сверху". То, что работник придумал и предложил сам, он охотнее будет воплощать в жизнь; при этом он лучше всех информирован о реальном положении вещей, так как ближе всего к реальным проблемам и трудностям работы, которую сам же и выполняет. Таким образом, именно рядовые сотрудники компаний и организаций - лучший ресурс для повышения эффективности компании. "Фирма сама повышает свою эффективность".

- управленческая полезность повышения персональной эффективности подчиненных:

- управляемость персональной эффективностью и понимание особенностей планирования и распределения рабочего времени сотрудником;

- возможность устанавливать оптимальные сроки выполнения задач благодаря реалистичному пониманию степени загруженности подчиненных;

- уверенность в оперативности и своевременности действий подчиненных в ситуациях, когда непосредственный контроль за ними затруднен или невозможен: при взаимодействии подчиненных с клиентами, коллегами из других подразделений и т.д.;

- прозрачность работы подчиненных, формализованность их личных рабочих целей, планов и задач, устранение фактора "незаменимости от неорганизованности" сотрудника.

2.3 Логика внедрения корпоративного тайм-менеджмента: принципы, этапы

Принципы:

" Принцип земледельца " . Что делает земледелец, стремясь к получению высокого урожая? Обрабатывает землю, вносит удобрении, поливает, окучивает, пропалывает… Не странно ли, на первый взгляд, что ожидая результата от растения, усилия прикладываются совсем в другом направлении? Также и с внедрением тайм-менеджмента: не стоит прилагать усилия к "плодам" - конкретным методам, которыми люди будут организовывать свое время. Усилия стоит сконцентрировать на "почве" - на установках, убеждениях, целях, ценностях, отношении людей ко времени.

Основные особенности этого принципа:

- Гомеопатичность, движение микроскопическими шагами, старайтесь не применять лобовых атак: "С завтрашнего дня все ведем хронометраж!";

- Общий язык - говорите с каждым сотрудником на том языке, который ему понятен, если хотите быть услышанными, о тех вещах, которые ему интересны;

- Необходимый объем - главное, чтобы любое нововведение не было обременительным для сотрудника на данном этапе.

" Центр кристаллизации " . Как правило, идею тайм-менеджмента (в терминологии тайм-менеджмента - "тайм-менеджерскую бациллу") изначально в компанию приносит один человек. Один, даже самый эффективный сотрудник или руководитель, не сможет изменить ситуацию без поддержки окружающих. Следовательно, необходим некий "центр", где идеи эффективной и рациональной организации времени могли бы "выкристаллизовываться". Будет ли эта группа из одного подразделения или из нескольких - не важно.

Полезность формирования подобной группы:

- Создание пилотной группы для обкатки применяемых технологий тайм-менеджмента перед их массовым внедрением в деятельность компании;

- Командная работа - качественно новый уровень возможностей, появление нового, системного эффекта;

- Демонстрация наглядным примером не только личных, но и командных, корпоративных примеров эффективности преобразований в области тайм-менеджмента.

" Свобода самостоятельности " . Давайте возможность людям самим делать шаги в области организации своего времени.

Преимущества такого подхода:

- Человек начинает испытывать чувство свободы и контроля в том, как именно он организует свое время, какими инструментами, методами, способами пользуется. Пусть изобретает свои подходы, инструменты и способы, даже малоэффективные - это укрепляет заинтересованность и инициирует дальнейшее изучение основ тайм-менеджмента;

При условии невмешательства некоторое время в развитие идей тайм-менеджмента, появляется возможность творческого прорыва, рождения совершенно новых инструментов, методов, которые могут оказаться высокоэффективными именно для реализации в вашей компании: ведь никто не знает специфику деятельности лучше, чем специалист, занимающийся этой работой ежедневно;

- Возможность делать самостоятельные шаги порождает ощущение свободы выбора. Собственный выбор или принуждение со стороны - как вы думаете, где больше шансов на успешную реализацию? Оставляйте за человеком право на собственный самостоятельный поиск и личный выбор.

Этапы:

" Посев " . Основная задача данного этапа - вызвать у сотрудников и коллег свободную заинтересованность темой организации времени. Способы:

" Мотивация через ценности " . Объяснение и предъявление сотруднику, в чем его личный интерес грамотно распоряжаться его личным ресурсом времени.

" Делай как я " . Самый сильный прием на этом этапе - личный пример руководителя с явно видными внешними позитивными результатами. Еще один способ - грамотно донести до сотрудников, коллег, вышестоящего руководства идеи тайм-менеджмента.

И, наконец, один из сильных приемов мотивации подчиненных: "Бросить в воду, а потом научить плавать " .

" Мотив " . Создавайте мотивацию для использования навыков и знаний тайм-менеджмента в реальной практике сотрудников. Один из способов на этом этапе - введение количественных показателей, делающих время подразделения, отдела осязаемым ресурсом и позволяющее отслеживать изменения в процессе применения инструментов тайм-менеджмента.

Примеры таких показателей:

- Сколько времени тратим на совещания;

- Как часто доделываем работу после окончания рабочего дня;

- Как часто и на сколько срываем сроки поставок;

- Сколько времени проходит от получения заказа клиента до момента отгрузки / как вариант: от момента появления новой идеи до вывода нового товара на рынок;

- Сколько раз в неделю руководители соседних подразделений жалуются на то, что задерживаем документацию…

Выбор показателей начните с таких, изменения которых будут заметны сразу или через небольшой промежуток времени.

" Порядок " . Формализация возникших на первых этапах новых эффективных приемов работы, инструментов, способов, помогающих оптимизировать процессы деятельности, более эффективно использовать рабочее время. Здесь начинается выработка норм, правил, регламентов и договоренностей в области организации времени.

Таким образом, встраивание тайм-менеджмента в систему управления компанией или организацией, на определенном этапе своего развития приходит к необходимости разработки корпоративных стандартов в области организации времени.

3. Корпоративный тайм-менеджмент: на пути к становлению нового корпоративного стандарта

3.1 Диагностика и аттестация тайм-менеджмент-навыков

Первым шагом корпоративного внедрения тайм-менеджмента, как правило, является обучение. Но обычный тренинг не дает максимального результата, если его не сопроводить определенными пред - и пост-тренинговыми мероприятиями, не сделать логичным элементом системы корпоративного обучения. Приведем технологию такого встраивания тайм-менеджмента в программу корпоративного университета или учебного центра на примере реального проекта.

Обучение тайм-менеджменту в курсе корпоративного университета проходит по следующей схеме:

1) участники тренинга заполняют профилирующие анкеты, позволяющие оценить уровень их ТМ-компетенции и сделать обучение более индивидуализированным;

2) проводится двухдневный тренинг по программе "Тайм-менеджмент: гибкие методы", адаптированной к специфике деятельности компании.

3) в ходе тренинга участники начинают работу с авторским пособием "Учебный органайзер", являющимся своеобразным "самоучителем по тайм-менеджменту". В нем даны простые упражнения и пустографки, позволяющие закрепить материал тренинга. Участник после тренинга не оставлен "один на один" с тайм менеджментом, у него есть четкий алгоритм действий;

4) через месяц после тренинга проводится 4-часовой пост-тренинг. На нем анализируются успехи и неудачи первого этапа применения тайм-менеджмента.

5) через несколько месяцев после курса участники пишут эссе, отражающие изменения в организации их работы.

Такая схема позволяет существенно повысить эффективность обучения. На каждом этапе корпоративный университет активно взаимодействует с сотрудником, его руководителем и ТМ-тренером, для того чтобы все изучаемые техники находили реальное применение. Одним из любопытных побочных эффектов обучения становится то, что руководители более высоких уровней, видя явные успехи подчиненных в организации времени, сами выражают желание поучаствовать в аналогичных тренингах.

Следующий шаг после организации системы обучения тайм-менеджменту - диагностика тайм-менеджмента в подразделениях и аттестация ТМ-навыков сотрудников.

Диагностика проводится в форме анкетирования по нескольким ключевым критериям. Результатом является построение ТМ-профиля - простой диаграммы, которая отражает ситуацию в компании или подразделении по всем аспектам тайм-менеджмента (рис. 1)

Рисунок 1 - ОАО "Банк24. ру" - ТМ-профиль команды топ-менеджеров

Профиль строится на основе данных, полученных от анкетирования команды менеджеров по трем основным направлениям внедрения тайм-менеджмента в компании:

- личный тайм-менеджмент - степень владения навыками тайм-менеджмента в среднем по данной группе менеджеров;

- командный тайм-менеджмент - качество ТМ-взаимодействия по горизонтали внутри команды;

- корпоративный тайм-менеджмент - качество ТМ-взаимодействия менеджера со своими подчиненными.

Анализ построенного ТМ-профиля позволяет выявить проблемные ТМ-составляющие ежедневной деятельности каждого сотрудника, подразделения и организации в целом. Проведение повторного анкетирования (после завершения обучения) позволяет оценить его эффективность.

ТМ-диагностика позволяет оценить общее владение ТМ-навыками команды менеджеров. Одновременно или раздельно с ней может применяться методика ТМ-аттестации , служащая для оценки личных ТМ-навыков каждого руководителя или специалиста.

Диагностический ТМ-профиль строится на основании оценок по десяти основным критериям, охватывающим все ключевые аспекты тайм-менеджмента. Число "десять" выбрано исходя из того, что каждому критерию сопоставляется "заповедь тайм-менеджмента". Как выразился один руководитель корпоративного ТМ-проекта, "что-то должно остаться после того, как все забудется". Таким "сухим остатком" и должны быть "Десять заповедей тайм-менеджмента" (табл.1).

Таблица 1 - Критерии и заповеди тайм-менджмента

Вкратце остановимся отдельно на каждом критерии.

1. Материализованность . Эффективный тайм-менеджмент начинается с материализации задач, мыслей, планов, договоренностей. Наличие всех задач на внешних носителях (желательно электронных) позволяет в личной работе освободить мышление для приоритетных вопросов и сократить расходы времени на поиск информации. В командном тайм-менеджменте материализация помогает избежать "незаменимости от неорганизованности", легко передавать задачи по горизонтали. В частности, грамотно налаженная материализация задач снижает ряд рисков, связанных с увольнением сотрудников. Уволившийся сотрудник может унести с собой бумажный ежедневник с полезными контактами, но он не сможет унести налаженную в MS Outlook систему обзора задач, структурированную по определенным, всем известным правилам.

2. Измеримость . Необходимость количественного измерения показателей в общем менеджменте - практически аксиома. То же самое верно в отношении и личного, и командного тайм-менеджмента. Только введение объективных количественных показателей позволяет по-настоящему системно управлять временем. Как правило, показатели применяются при хронометраже для анализа расходов времени. Например, "доля времени на приоритетные задачи", "расход времени на задачи, которые выполнял сам, хотя мог бы делегировать".

3. Системность . В личной работе этот критерий оценивает согласованность задач и проектов, "синергетический эффект" их взаимодействия. В командном тайм-менеджменте это один из ключевых критериев, отвечающий на вопрос: "Является ли команда единым целым, результативность работы которого выше суммы результатов каждого входящего в команду менеджера?"

4. Гибкость . Тайм-менеджмент часто отождествляют с жестким планированием, "расписыванием себя по минутам". Но план - не самоцель. Планы как в личной, так и в командной работе должны быть максимально простыми, гибкими, позволяющими легко "ловить" возникающие возможности.

5. Целеориентированность . Деятельность может быть суматошной реакцией на внешние раздражители или четкой логической последовательностью задач, каждая из которых работает на ясно сформулированные цели. В командной работе этот критерий оценивает понятность целей для всех членов команды и согласованность их движения в едином направлении.

6. Приоритезированность . Этот критерий позволяет оценить степень "загруженности текучкой", долю времени, выделяемую на приоритетные задачи. Как правило, именно в направлении приоритезированности лежат самые результативные действия на ранних этапах внедрения тайм-менеджмента. Ведь практически любой организации хорошо знакома проблема "текучки", которая по какому-то непонятному закону природы всегда растет в объемах.

7. Инвестиционность . Любая выполняемая в личной или командной работе задача может давать результаты. Но она же может в большей или меньшей степени работать на развитие, создавать новые возможности для будущих результатов. В идеале все задачи работают на развитие, создают "инвестиции в будущее".

8. Своевременность . Этот критерий оценивает как своевременность в плане соблюдения сроков выполнения задач, так и своевременность осуществления проектов, не привязанных к жесткому времени, что возможно только при гибкой системе планирования, оперативно реагирующей на возникающие благоприятные возможности.

9. Контролируемость . Если вы поставили задачу подчиненному или договорились о чем-то с коллегой, насколько вы можете быть уверены в исполнении? Потребуется ли много раз напомнить об этой задаче?

10. Легкость . Этот критерий оценивает степень напряженности как личной работы, так и взаимоотношений в команде и с подчиненными. При идеально налаженном личном, командном и корпоративном тайм-менеджменте личная работа и взаимодействие с коллегами перестают быть "напрягом", не требуют постоянных мучительных усилий.

Дополнительно к оценке по десяти критериям ситуация оценивается по одному интегральному критерию - "Внимание к эффективности", описывающему уровень уважения к своему и чужому времени в целом, осознание важности вопроса, его "внедренность" на уровне само собой разумеющихся принципов командного взаимодействия.

Для построения ТМ-профиля сотрудники диагностируемого подразделения отвечают на вопросы анкеты, включающей 33 "multiple choice" (11 критериев, каждое оценивается по 3 направлениям). Пример оценки материализованности тайм-менеджмента по личному и командному направлениям можно видеть в табл. 2.

Таблица 2 - Пример вопросов диагностической анкеты

Аналогично респондент оценивает состояние дел по остальным критериям и направлениям. Нетрудно заметить, что из вопросов видны "социально ожидаемые" ответы. В этой социальной ожидаемости, кроме очевидных минусов (искажение данных в сторону "правильных" ответов) есть и плюсы. Они заключаются в том, что в форме анкетирования фактически осуществляется внедрение ТМ-принципов в корпоративную культуру. Сопоставляя себя с очевидным из анкеты ТМ-идеалом, менеджер примеряет к себе этот идеал и понимает, к чему нужно стремиться. Это весьма важный эффект применения методики: грамотность в вопросах тайм-менеджмента часто оставляет желать лучшего у менеджеров далеко не последних российских компаний.

Для нивелирования эффекта социальной ожидаемости анкетирование проводится только анонимно, о чем предупреждаются все его участники. Профиль составляется по команде менеджеров в целом и не является основанием для каких-либо "репрессий". Важно учитывать, что методика ТМ-диагностики не является методикой аттестации сотрудников или подразделений. Задача методики - выявить наиболее приоритетные направления развития ТМ-навыков менеджеров и их командного взаимодействия.

"Завышенные" ответы выявляются в ходе детального анализа ТМ-профиля и матрицы ответов.

Кроме формализованных вопросов по набору критериев, анкета содержит также шесть открытых вопросов. Менеджеру, заполняющему вопросник, предлагается в произвольных терминах описать нынешнее и желаемое состояние в области личного, командного и корпоративного тайм-менеджмента. Открытые вопросы позволяют уточнить и "наполнить красками" оценки, получаемые в формализованной анкете. Например, в приведенном случае ответы руководителя явно коррелировали с низкими показателями по материализованности, т.е. обзору задач и информации, и инвестиционности, т.е. возможности выделять время на долгосрочные задачи, не дающие сиюминутных результатов.

Результаты анкетирования представляются тремя основными блоками.

1. Анализ обобщенного профиля .

2. Анализ по наиболее " проблемным " критериям с учетом статистики распределения ответов респондентов в группе.

3. Карта проблем и решений, рекомендации - обобщение выводов анализа, рекомендации по приоритетным действиям.

4. Анализ обобщенного профиля позволяет выявить основные проблемы и их взаимосвязи. Например, нехватка времени на перспективные задачи (низкие показатели по критерию инвестиционности) часто бывает очевидным образом связана с плохо налаженным обзором и структурированием информации (низкие показатели по материализованности) и перегруженностью руководителя многочисленными незначительными запросами коллег и подчиненных (низкие показатели по "вниманию ко времени" в команде и/или подразделении).

5. Далее проводится детальный анализ по отдельным критериям , учитывающий статистику распределения ответов внутри группы, корреляционные функции матрицы ответов и т.п.

На рис.2 отображена статистика распределения ответов по критерию "Инвестиционность". По горизонтальной оси отмечен балл оценки, по вертикальной - количество респондентов, выбравших эту оценку.

Рис. 2 - Распределение ответов респондентов внутри группы

При анализе приводится взятая из анкеты расшифровка наиболее статистически значимых ответов (т.е. оценок, выставленных большинством членов команды). Показатели, приведенные на графике (рис.2), расшифровываются так:

· личный тайм-менджмент, оценка 0: Время на "инвестиции в себя" в принципе выделяется, но далеко не в таком количестве, как хотелось бы;

· командный тайм-менджмент, оценка 1: В нашей команде сознательно выделяются время, энергия и ресурсы на проекты "инвестиционного" характера. У нас нет проблемы "некогда учиться", "нет времени внедрять новые технологии". Но при этом 20-30% времени все равно занимает деятельность, дающая только краткосрочные результаты;

· корпоративный тайм-менджмент, оценка 0: В моем подразделении и моими подчиненными в принципе уделяется внимание работам перспективного характера, но в центре внимания все-таки - краткосрочные результаты, их легко измерить и по ним оценивают нашу деятельность.

Уже сами эти оценки позволяют получить некоторое представление о ситуации. Результатом обработки анкет является "портрет", составленный из наиболее статистически весомых выбранных ответов. Анализ и сопоставление оценок позволяют получить дополнительные выводы.

3. Заключительным этапом анализа является формулирование рекомендаций и сведение всех схем в единую Карту проблем и решений, дающую обзорный взгляд на все предстоящие ТМ-мероприятия.

Пример . В целом ситуацию с инвестиционностью, исходя из приведенных данных, можно оценить следующим образом: "В нашей команде топ-менеджеров время на перспективные дела выделяется в достаточном количестве, а вот в моей личной работе и во вверенном мне подразделении - нет".

Реально это означает, что руководство заказчика уделяет большое внимание задачам "инвестиционного" характера и создает соответствующее давление на топ-менеджеров. Но большинство руководителей не транслирует это давление "вниз" - на свое подразделение, а также на свою личную работу.

Рис. 3 - Пример элемента "Карты проблем и решений"

В ходе как общего, так и детального анализа ТМ-профиля каждый тезис анализа иллюстрируется схемой причинно-следственных взаимосвязей проблем и их источников (рис. 3).

Вообще, теме корпоративного внедрения тайм-менеджмента всего несколько лет. Естественно, в столь молодом направлении тайм-менеджмента существует масса интересных возможностей для исследователя.

Одно из ключевых таких направлений - оценка экономической эффективности внедрения тайм-менеджмента в зависимости от характера деятельности подразделения, в котором он внедряется. Можно наметить несколько направлений такого рода исследований. Например, в подразделениях, непосредственно "продающих время" сотрудников (аудитора, консультанта, юриста), экономия времени, напрямую выражается в деньгах в зависимости от размера стоимости часа этого специалиста для клиента.

1. Отделы продаж. При уменьшении расходов времени менеджеров по продажам на вспомогательные операции и увеличении - на непосредственное общение с потенциальными клиентами можно прогнозировать практически прямо пропорциональное увеличение объемов продаж (возможны исключения, обусловленные рыночной ситуацией). Также целесообразна оценка скорости реагирования на запросы потенциальных клиентов и сравнение ее с аналогичными параметрами работы конкурентов, как одного из ключевых факторов конкурентоспособности.

2. Сервисные подразделения, непосредственно взаимодействующие с клиентом. В данном случае при эффективной организации времени увеличивается качество сервиса для клиента, которое может быть связано с финансовыми показателями через ценовую политику, политику скидок, сравнение с ценовой политикой и уровнем сервиса конкурентов.

3. Внутренние подразделения, не взаимодействующие с клиентом. В данном случае связь временных показателей с финансовыми может быть проведена через размеры фонда оплаты труда либо уровень лояльности персонала (более организованная и предсказуемая деятельность, меньшее количество стрессов и "переработок" повышают лояльность сотрудника, которую нетрудно связать с финансовыми показателями в условиях недостаточного качества предложения на рынке труда).

Отдельного исследования заслуживает тайм-менеджмент в работе топ-менеджеров и ключевых специалистов. Здесь возможна двоякая оценка:

1. Непосредственная оценка стоимости сэкономленного времени через размер компенсации топ-менеджера.

2. Оценка скорости продвижения ключевых проектов через установление связи увеличения еженедельного бюджета времени, которое топ-менеджер может уделять руководимому им проекту, со снижением сроков реализации этого проекта. Скорость реализации проектов, направленных на развитие компании (внедрение новых систем управления, запуск новых продуктов и т.п.), как правило, допускает прямое либо косвенное связывание с финансовыми показателями работы компании.

3.2 Корпоративные тайм-менеджмент-стандарты

Диагностикой и аттестацией внедрение тайм-менеджмента в компании может не ограничиваться. Для закрепления техник планирования времени могут разрабатываться корпоративные ТМ-стандарты. Их можно разделить на несколько логических уровней.

1. Язык, глоссарий тайм-менеджмента . Слова "срочность", "важность" и аналогичные могут пониматься совершенно по-разному. Для одного подразделения "важная" задача - имеющая серьезные финансовые последствия, для другого - поставленная руководителем высокого уровня. В идеале термины, относящиеся к планированию времени, в компании должны быть прописаны. В любом случае, "в первом приближении" задача формирования общего языка решается на тренинге.

2. Договоренности - общие "правила хорошего тона" в отношении времени. Такие правила могут быть устными или закрепленными в письменной форме, в форме плакатов, табличек и т.п.

3. Регламенты - договоренности, исполнение которых подкреплено санкциями (как формально-корпоративными, так и игровыми).

4. Вещи, инструменты - доски планирования, готовые пустографки, бланки и т.п., "воплощающие" в себе грамотные техники работы.

Важнейший инструмент воплощения корпоративных стандартов - готовые настройки в корпоративной системе личного и командного планирования, как правило, это MS Outlook либо Lotus Notes. В настройках календаря и задач применяются принципы и техники тайм-менеджмента.

Первым шагом внедрения корпоративных ТМ-стандартов является формализация языка, понятийного аппарата: что есть "приоритетность" задачи, "срочность" и т.д.

Следующий шаг после стандартизации языка деятельности - формулирование правил ее организации, формализованных в системе корпоративных регламентов либо существующих в виде неформальных командных договоренностей. При этом наиболее тонкий вопрос - соблюдение баланса между свободой и принуждением, корпоративное вмешательство в те аспекты техники личной работы сотрудника, которые значимы для эффективности фирмы.

" Вещи " как носители корпоративных стандартов . Стандарт, закон, правило, которые нужно сначала прочитать, а потом применять, не максимально эффективны. Идеальный корпоративный стандарт не записан на бумаге, идеальный стандарт воплощен в какой-либо вещи, которая "не дает сделать неправильно", сама диктует нужный образ действий.

Если в деятельности компании активно используются информационные технологии, могут быть чрезвычайно полезны готовые текстовые блоки и формы в соответствующих программах, например, в MS Outlook можно настраивать пользовательские формы представления задач, включая в них необходимые при постановке задачи поля. Такая форма, появляясь перед менеджером при постановке задачи для подчиненного, сама "напомнит", какие значимые параметры задачи необходимо указать.

Завершая тему корпоративных стандартов, стоит заметить, что, как говорили древние римляне, наилучший закон - это всего лишь фиксация устоявшегося обычая. Наилучший стандарт во многих случаях - формализация приемов, которые люди нашли и ввели в обиход сами . Именно такие стандарты бывают наиболее работоспособны, просты и эффективны.

Заключение

Тайм-менеджмент - это учет и оперативное планирование времени. Задача тайм-менеджмента упорядочить использование времени (и рабочего, и личного времени) дня и недели, чтобы успевать делать все важнейшие дела. Основные принципы тайм-менеджмента: кропотливая самостоятельная работа, индивидуальность решения, необходимость отслеживания собственной эффективности, мышление, направленное на эффективность, достижимость и неисчерпаемость резервов эффективности.

Тайм-менеджмент, или самоменеджмент, изначально сложился как технология, применяемая человеком самостоятельно. Но в XXI веке этого уже недостаточно. Возникла необходимость сделать личный тайм-менеджмент, самоменеджмент сотрудников, частью системы корпоративных стандартов. Частью того общего языка, на котором говорят люди в организации.

Последней тенденцией стало внедрение системы тайм-менеджмента на предприятиях (корпоративного тайм-менеджмента). Тайм-менеджмент - это новое направление в управлении предприятием.

В корпоративном тайм-менеджменте выделяют три направления:

- корпоративный тайм-менеджмент предприятия;

- корпоративный тайм-менеджмент отдельных подразделений;

- индивидуальный тайм-менеджмент ведущих специалистов.

Корпоративный тайм-менеджмент предприятия, прежде всего, ориентирован на формирование эффективной системы взаимодействия между подразделениями и должностными лицами предприятия. Он предполагает широкое применение локальных сетей и информационных технологий в процессе общения.

Таким образом, применение системы корпоративного тайм-менеджмента на предприятии окажется эффективным только в случае комплексного подхода к процессу управления временем в отдельно взятой организации

Список используемой литературы

1. Архангельский Г. Корпоративный тайм-менеджмент: Энциклопедия решений / Г.А. Архангельский. - М.: Альпина Бизнес Букс, 2008. - 160 с.

2. Архангельский Г.А. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы. - 2-е изд. - СПБ.: Питер, 2006. - 448 с.: ил.

3. Архангельский Г.А. Тайм-драйв: как успевать жить и работать. - 3-е изд., доп. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2006. - 256 с.

4. Архангельский Г.А. Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2006 - 224с.

5. Архангельский Г.А., Лукашенко М.А., Бехтерев С.В., Телегина Т.В. Тайм-менеджмент: Учеб. пособие/ Архангельский Г.А., Лукашенко М.А., Бехтерев С.В., Телегина Т. В.; Под. ред. Г.А. Архангельского. - М.: ДС Маркет, 2008. - 288 с.

6. Берд П. Тайм-менеджмент. Планирование и контроль времени. - Пер. с англ.К. Ткаченко. - М.: ФАИР-ПРЕСС, 2004. - 288 с.

7. Бехтерев С.В. Командный тайм-менеджмент и мотивация // http://www.improvement.ru/zametki/behterev/ - Источник статьи: журнал "Мотивация и оплата труда"

8. Вронский А.И. Как управлять своим временем. - Ростов - н/Д: Феникс, 2007. - 224с. - (Психологический практикум)

9. Дод П., Сандхайм П.25 лучших способов и приемов тайм-менеджмента. Как сделать больше, не теряя головы / Пер. с англ. - СПб.: "Издательство "ДИЛЯ", 2008. - 128с.

10. Захаренко Г. Тайм-менеджмент. - СПб.: Питер, 2004. - 128с.

11. Корпоративный тайм-менеджмент // Журнал "Менеджмент сегодня" №3. - 2004г. - С.9.

12. Лукашенко М.А. Тайм-менеджмент для руководителя Источник статьи: журнал "Психология для руководителя" // http://www.improvement.ru/zametki/lukashenko/ruk. htm

13. Материалы сайта http://www.improvement.ru/

14. Медведев С. Как я мотивирую подчиненных при внедрении ТМ // http://www.improvement.ru/zametki/medvedev/

15. Набатова Е. Время на новых клиентов: как тайм-менеджмент повышает эффективность продаж // http://www.improvement.ru/zametki/sales/

16. Телегина Т.В. Хронофаги в системе корпоративной культуры. Краткий обзор основных поглотителей рабочего времени // Система бизнеса: сб. науч. трудов. - Вып.5. - М.: Московская финансово-промышленная академия, Маркет ДС, 2008. - С.164-174.

17. Эффективное восприятие времени // Журнал "Управление развитием персонала" № 3. - 2005 г. - С. 18.

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Рабочее время и тайм-менеджмент руководителя и специалиста на предприятии: суть, классификация, пути повышения эффективности использования. Современные приемы тайм-менеджмента. Анализ использования рабочего времени МУЗ "Ивановская городская больница № 2".

дипломная работа , добавлен 17.08.2016


Тайм-менеджмент как тренировка контроля над количеством времени, потраченным на конкретные виды деятельности, оценка его роли в повышении эффективности и продуктивности работы. Анализ использования рабочего времени. Структура и принципы тайм-менеджмента.

реферат , добавлен 24.03.2013


Исследование потерь рабочего времени на рабочем месте с помощью техники хронометража. Необходимость корпоративного внедрения тайм-менеджмента. Обзор использования инструментов, техник и приемов тайм-менеджмента в отечественных и зарубежных компаниях.

контрольная работа , добавлен 15.01.2014


Сущность, принципы, причины использования и современные приемы тайм-менеджмента. Специфика тайм–менеджмента на предприятиях сервиса. Характеристика особенностей управления временем и использования рабочего времени в рекламной компании "Бриз–сервис".

курсовая работа , добавлен 26.04.2015


Время как социально-философская категория. Основные гипотезы и проблемы организации времени. Основные направления тайм-менеджмента. Перспективы применения технологий тайм-менеджмента в школе. Планирование как фактор внедрения технологий тайм-менеджмента.

дипломная работа , добавлен 27.11.2012


Анализ эффективности использования рабочего времени. Определение и основные понятия тайм-менеджмента. Его структура: целеполагание, определение приоритетов, знание инструментов планирования, привычки. Характеристика основных техник управления временем.

реферат , добавлен 11.12.2015


Теоретические основы тайм-менеджмента: сущность и принципы, причины использования, современные приемы. Внедрение системы в компанию. ОАО "Мегафон": краткая характеристика, оценка системы тайм-менеджмента и главные особенности её совершенствования.

курсовая работа , добавлен 08.07.2012


Сущность и содержание тайм-менеджмента, исторические этапы его развития. Методы изучения трудовых процессов и затрат рабочего времени. Основные способы управления временем в современных организациях. Реализация технологий тайм-менеджмента в ООО "Босфор".

дипломная работа , добавлен 13.07.2015


курсовая работа , добавлен 20.01.2011


Сложность управления творческим и управленческим трудом "сверху". Концепции тайм-менеджмента и основные проблемы нехватки как личного, так и рабочего времени. Откуда появляется нехватка времени и как с ней бороться. Этапы внедрения тайм-менеджмента.

«Задача менеджмента в XXI веке - научиться управлять эффективностью управленческого и творческого труда».

П. Друкер

Несколько цифр показывают, насколько актуальна проблема повышения производительности труда и эффективного мотивирования сотрудников для российских компаний:

производительность труда занятых в экономике РФ растет в среднем в год на 6,5%, то есть медленнее, чем происходит рост ВВП;

в 2008 году реальная заработная плата увеличилась на 5,9 % по отношению к предыдущему году, а в 2009 году по прогнозу Министерства экономического развития ее рост по отношению к 2008 году составит 3,6 %;

отношение суммарной номинальной заработной платы занятого в экономике населения к объему ВВП в 2006 году составило 33,3%.

Указанные цифры означают следующее:

рост затрат на человеческий капитал далеко опережает само увеличение производимого продукта;

положительная динамика цены человеческого капитала не сопровождается соответствующим ростом отдачи от его применения;

относительная цена труда в России с учетом отечественного потенциала уже высока.

Пока не понятно, сможет ли кризис повлиять на эти обстоятельства, и каким именно образом. Но совершенно очевидно, что в условиях кризиса перед компаниями встает задача меньшей численностью персонала решать более сложные и часто нетиповые задачи по повышению эффективности производства, продаж, маркетинга, а также задача повышения лояльности оставшегося персонала, которая может быть решена, в том числе, и грамотным использованием средств мотивирования и тайм-менеджмента.

Потребность в корпоративном внедрении тайм-менеджмента в обусловлена следующими факторами:

1. Растущие темпы изменений экономической среды требуют передачи сотрудникам организации больших полномочий, оперативного принятия ими самостоятельных решений и самостоятельной организации и планирования своей работы.

2. Возрастает удельный вес нематериальных активов в стоимости организации; эффективность работы ключевых топ-менеджеров и специалистов становится основным фактором успешности все большего числа компаний. При этом крайне затруднен внешний контроль за деятельностью сотрудника, имеющей творческий характер, но повышается актуальность самостоятельной организации таким сотрудником своей работы.

3. Для организаций становятся нормой, а не редким исключением, постоянные существенные изменения деятельности - разработка новых продуктов, выход на новые рынки, внедрение новых инструментов и систем управления. Для топ-менеджеров и специалистов организации, соответственно, становится нормой постоянное увеличение количества и объема решаемых задач, необходимость постоянно изыскивать резервы времени для осуществления проектов, позволяющих организации непрерывно развиваться.

Тайм-менеджмент первоначально сложился как практическая дисциплина, развиваемая в большей степени консультантами по управлению, нежели учеными. Ряд отечественных и западных специалистов по управлению разрабатывали практические технологии планирования, предлагая их менеджерам-практикам в форме книг и учебных курсов.

Как правило, применение либо неприменение технологий тайм-менеджмента оставлялось руководством организации на собственное усмотрение сотрудника. Поэтому в научном менеджменте сравнительно редко затрагивались вопросы самоменеджмента и персональной организации труда. Классики научного менеджмента, например, Ф.У. Тейлор, впервые поставили вопрос о централизованном внедрении технологий персональной организации труда, рассматривая при этом в основном физический труд.

В 20-е годы XX в. директор Центрального Института Труда А. К. Гастев механистическому подходу в таком внедрении «сверху» противопоставил идею «организационно-трудовой бациллы», побуждающей сотрудника организации самостоятельно совершенствовать рабочие процессы. Председатель Лиги «Время» П. М. Керженцев с общей организации труда перенес акцент на время, стал рассматривать его как один из важнейших ресурсов организации и сотрудника.

Наконец, классик западной теории менеджмента П. Друкер, обратив внимание на сложность управления творческим и управленческим трудом «сверху» без задействования самостоятельной инициативы сотрудника, обозначил задачу повышения эффективности управленческого и творческого труда как ключевую для менеджмента в XXI в.

Таким образом, в истории вопроса об управлении временем сотрудника организации можно выделить две основные ветви исследований: классический тайм-менеджмент и направления общего менеджмента, так или иначе затрагивающие вопросы персональной организации труда. Эти ветви в ходе развития сближаются, что делает закономерным постановку вопроса о разработке методов встраивания тайм-менеджмента в корпоративный менеджмент.

Корпоративный тайм-менеджмент - совокупность технологий «встраивания» методов тайм-менеджмента в систему управления организацией.

Таким образом, если корпоративный менеджмент - путь «сверху вниз», от построения системы к эффективности входящих в нее элементов, в частности, эффективному использованию времени сотрудника, то личный тайм-менеджмент - путь «снизу вверх», от персональной эффективности сотрудников к повышению эффективности подразделения или организации.

Первым шагом корпоративного внедрения тайм-менеджмента, как правило, является обучение. Но обычный тренинг не дает максимального результата, если его не сопроводить определенными пред- и пост-тренинговыми мероприятиями, не сделать логичным элементом системы корпоративного обучения.

АНАЛИЗ КОРПОРАТИВНЫХ СТАНДАРТОВ ПО УПРАВЛЕНИЮ ВРЕМЕНЕМ В СБЕРБАНКЕ РОССИИ

Человеческой деятельности свойственна парадигма творческого и рационального подходов. Для оперативного достижения целей, с рациональной точки зрения, целесообразно использовать технологии эффективного целеполагания и планирования времени.

В литературе по менеджменту и психологии делового общения приводится множество методов и методологий управления временем. Все они разнятся в зависимости от социокультурной картины мира, типа личности и множества других факторов, а также от вида и характера занятости личности, ее мотивации и личной целеустремленности.

Тайм-менеджмент подразделяется на личный тайм-менеджмент, командный тайм-менеджмент и корпоративный тайм-менеджмент.

Согласно концепции Г. Архангельского, можно выделить несколько уровней управления временем:

• попытка отрывочного упорядочения (записки, памятки);
• попытка перспективного планирования (календари, ежедневники);
• расстановка ценностных приоритетов, краткосрочное и долгосрочное стратегическое планирование.

Критерии успешного управления по Г. Архангельскому:

• материализованность (все задачи должны быть вынесены на материальный носитель);
• измеримость (необходимо ставить перед собой реальные сроки, неопределенности быть не должно);
• системность (разумное противостояние хаосу в планировании дел);
• гибкость (умение быстро реагировать на изменяющиеся обстоятельства);
• целеориентированность (планирование дел в соответствии с личными целями);
• приоритезированность (четкая расстановка приоритетов, отделение главного от второстепенного);
• инвестиционность (необходимо постоянно "инвестировать в будущее");
• контролируемость;
• легкость.

"Заповеди" тайм-менеджмента по Г. Архангельскому:

• 1) необходимо материализовывать цели и задачи; в голове они неконтролируемы;
• 2) нужно управлять на основе фактов, а не мнений;
• 3) необходимы систематизация и структурирование работы;
• 4) необходимо планировать максимально гибко и просто; быстро реагировать на изменения;
• 5) любое действие необходимо соотносить с вкладом в достижение целей;
• 6) нужно постоянно делать "инвестиции" в будущее;
• 7) надо "ловить" удачные возможности;
• 8) нужно управлять рабочей нагрузкой; работать меньше, но "умнее";
• 9) необходим постоянный обзор делегированных задач и мониторинг их исполнения;
• 10) в работе помогает выработка чувства времени и чувства эффективности.

В книге "Тайм-драйв. Как успевать жить и работать" Глеб Архангельский дает несколько сегментированных рекомендаций по управлению временем и ресурсами.

• 1. В течение дня необходим ритмичный отдых с максимальным переключением.
• 2. Необходимо повышать эффективность сна.
• 3. Для настройки на различные задачи и отдых помогает использование "якорей".
• 4. Полезно применение "метода швейцарского сыра" (подход к большой задаче с разных сторон).
• 5. В обязательном порядке должен быть составлен список ежедневных дел.
• 6. Необходимо выявить и определиться с личностными ценностями.
• 7. В качестве стратегической задачи личностного плана сформулировать личную миссию.
• 8. Выделить 5–7 ключевых областей жизни и определиться со своими целями в этих областях.
• 9. Наиболее близкие и понятные цели сделать измеримыми.
• 10. Ежедневно создавать полную обзорную картину дел на следующий день.
• 11. При планировании в ежедневнике использовать ручки разных цветов, закладки, стикеры.
• 12. Использовать "стратегическую картонку" – закладку с долгосрочными целями.
• 13. Разделять задачи на "жесткие", "гибкие" и "бюджетированные".
• 14. Планировать дела по методу "день – неделя – месяц – год".
• 15. Развивать полезный навык – умение делегировать задачи, иметь различные стратегии отказа.
• 16. Важный фактор эффективной работы – правильно организованное рабочее место.
• 17. Выявление "поглотителей времени" – неотъемлемое условие повышения эффективности работы.
• 18. Необходимо заранее планировать "наполнение" транспортного времени и времени командировок.

Также в своей книге "Время на отдых" Г. Архангельский дает рекомендации, касающиеся организации качественного отдыха, от которого часто зависит наша общая работоспособность и "вкус к жизни". Автор рассматривает как отдых в "глобальном смысле" (отпуск), так и выходные, праздники и вечернее время в будние дни.

По мнению автора, чтобы отдохнуть вечером рабочего дня, нужно не брать работу домой, максимально "переключаться", иначе у человека создается впечатление отсутствия границ рабочего времени. Раз в неделю рекомендуется использовать "полувыходной" с максимальным переключением (поход в кино, прогулки, и т.д.). Выходные следует, вопреки распространенному мнению, тщательно планировать, чтобы не было ощущения потерянного времени. При этом желательно позаботиться об организации и оптимизации бытовой стороны жизни.

• 1) создайте свой ритм отпусков; не обязательно использовать 28 рабочих дней, это может быть четыре недельных отрезка;
• 2) заложите режим "входа" и "выхода" из отпуска – несколько дней;
• 3) продумывайте и праздничные дни, которые часто занимают 3–4 дня; это отличная возможность для переключения.

Особый интерес представляет матрица управления временем С. Кови (рис. 2.4). Она содержит четыре квадрата.

Рис. 2.4.

Первый квадрат – срочные и важные дела (критические ситуации, неотложные проблемы, проекты с горящим сроком исполнения).

Второй квадрат – важные и несрочные дела (профилактические действия, установление связей, поиск новых возможностей, планирование, восстановление сил).

Третий квадрат – неважные и срочные дела (посторонние разговоры и телефонные звонки, неотложные дела, встречи).

Четвертый квадрат – неважные и несрочные дела (мелочи, отнимающие время, корреспонденция, звонки, пустая трата времени).

Результат частого "пребывания" в 1-м квадрате, как правило, – стресс, самосожжение, управление в условиях кризиса. Преимущественное нахождение во 2-м квадрате подразумевает стратегическое видение, равновесие, дисциплину, контроль, редкое возникновение кризисных ситуаций. Деятельность в рамках 3-го квадрата подразумевает концентрацию на краткосрочном, управление в условиях кризиса, ощущение "невладения собой". Нахождение личности в 3-м, 4-м квадратах подразумевает полную безответственность, зависимость в основных вопросах от других лиц и организаций.

Таким образом, для повышения личной эффективности желательно не допускать длительного пребывания в 3-м, 4-м квадратах, и, по возможности, смещать всю основную деятельность ко 2-му квадрату, поскольку он связан с тем, что не является срочным, но является важным. Этот квадрат, согласно концепции С. Кови, включает в себя такую деятельность, как строительство отношений, написание личной миссии, долгосрочное планирование, упражнения, профилактика, подготовка.

"Пребывание" в 1-м, 2-м квадратах включает четыре основных вида деятельности.

Определение ролей. Первая задача заключается в том, чтобы выписать ваши основные роли.

Выбор целей. Следующий шаг заключается в том, чтобы подумать о двух или трех важных результатах для каждой из ролей, которых вы хотели бы достичь в течение семи дней. Эти результаты могут быть записаны как цели.

Планирование. Теперь, зная цели на предстоящую неделю, вы можете спланировать ваше время таким образом, чтобы эти цели были достигнуты. Например, если целью является разработка первого наброска личной миссии, вы можете зарезервировать для этого двухчасовой блок своего воскресного времени.

С. Кови выделяет в управлении временем следующие недостатки:

• неспособность верно расставлять приоритеты;
• неспособность или нежелание организовывать себя на основе этих приоритетов;
• недостаточная дисциплинированность для того, чтобы действовать на основе приоритетов.

• 1) целеполагание (четкие формулировки целей); дифференциация на краткосрочные и долгосрочные, большие и малые цели;
• 2) учет планов и индивидуальных биоритмов человека;
• 3) продуктивное использование времени ожидания (в общественном транспорте, в очереди, в пробках);
• 4) фотографирование, а не переписывание документов, схем, материалов (неплохо бы завести "тетрадь для всего", поскольку заметки на бумажках часто теряются);
• 5) создание сети контактов (networking).

Таким образом, максимально конкретная постановка целей и задач, краткосрочное ежедневное планирование, учет использованного времени и оценка эффективности помогут успешно претворять в жизнь практически любые планы.

Наиболее популярной в мире является методика Getting Things Done (GTD), которую предложил американец Дэвид Аллен. Ее основная идея: перестать хранить дела "в голове", а вести их учет, составляя так называемые to-do-списки. Как только индивид получает задачу на исполнение, он должен ее тут же поместить "в корзину" – временное хранилище информации. Корзиной может быть как реальный лоток для бумаг, так и просто блокнот для записи поступающих дел. Основное предназначение "корзин" – не упустить полезную информацию и получаемые задачи. Согласно данной методике, "корзины" необходимо регулярно "разгребать". Во время этого процесса каждый элемент корзины рассматривается и может переноситься в to-do-списки, в календарь, перепоручаться или просто удаляться. Автор также предлагает организовывать задачи в проекты по принципу системной иерархии. Каждую задачу можно детализировать, разбивая ее на более мелкие шаги. Также GTD вводит понятие контекстного планирования, существующего в привязке к людям, местам и событиям. Например, некоторые задачи могут быть выполнены только на работе или, наоборот, только дома. Группируя дела по контексту "телефон" можно сразу составить список телефонных звонков. Методика Getting Things Done очень строго относится к планированию, но очень подробно расписывает систему тайм-менеджмента, включая туда и основы управления персональной информацией.

На Западе большую популярность приобретает методика Марка Форстера "Автофокус". Она представляет собой, скорее, не систему организации задач, а способ их выполнения. Суть первой версии "Автофокуса" заключается в составлении списка всех дел на нескольких страницах, которые просматриваются друг за другом. Как только на странице обнаруживается задача, которая выделяется по ощущениям как дело, которое хочется сделать, то она выполняется. Если задача при этом не завершается до конца, то она вычеркивается и дописывается в конец списка. Работа на странице продолжается до тех пор, пока задачи не перестанут выделяться. Оставшиеся задачи вычеркиваются из списка. Таким образом прорабатываются все страницы. Данная технология позволяет выполнять те дела, которые действительно хочется сделать, какая-либо задача кажется более легкой, если необходимо совершить выбор между ней и оставшимися задачами. Система позволяет найти баланс между рациональностью и интуицией и хорошо подходит тем людям, которые не любят заранее расписывать крупные планы. Как отмечает автор, многие так увлекаются выполнением задач из списка, что им сложно бывает остановиться. Сторонники данной методологии стараются ее постоянно улучшать, и на данный момент у нее уже есть четыре версии. При этом в разных версиях суть системы остается одинаковой, немного меняется только алгоритм отбора задач. "Автофокус" не связывается с жизненными целями, но предлагает очень подробный и четкий алгоритм оперативного тайм-менеджмента.

Таким образом, мы видим, что существует множество разнообразных методик организации времени. Они не являются взаимоисключающими, и при желании можно использовать комбинации различных методов, выбирая наиболее удобную и подходящую для индивида систему тайм-менеджмента,

С развитием информационных технологий появляется все больше гибких, быстрых и удобных систем личного тайм-менеджмента. При этом развитие интернет-сервисов, а также популярность сверхтонких клиентов (программ, работающих через браузер) приводит к тому, что количество онлайн-средств уже обгоняет количество отдельно устанавливаемых на компьютер программ. Таким образом, при формировании собственного комплекта инструментальных средств можно использовать реальные предметы (блокноты, лотки для бумаг), интернет-сервисы и работающие независимо от наличия сети программы.

Бумажные средства, прежде всего, удобны своей простотой, понятностью и осязаемостью. Например, каждый прожитый день может фиксироваться на отдельном листике в ежедневнике, и форма записи может быть практически любой: все зависит от того, что вы способны нарисовать. Также достоинством реальных инструментов является независимость от энергообеспечения, минимальное время, затрачиваемое на обучение и невысокие требования, предъявляемые к техническим навыкам.

С другой стороны, программы и интернет-сервисы, при должном умении и правильном подборе электронных инструментов для своих нужд, открывают огромные возможности. Например, перенос встреч, дел или других мероприятий происходит за считанные секунды и не требует стираний и зачеркиваний строк в ежедневнике. Программы для ведения списка дел дают возможность создать иерархию задач, а потом проводить необходимые выборки из созданной базы. Например, можно расписать пошагово все свои текущие проекты, ставя их в зависимость от жизненных целей, а потом из этого списка вывести только дела на сегодня или задачи, требующие урегулирования по телефону. В интернете уже достаточно сайтов, которые дают возможность управлять одним из самых важных элементов тайм-менеджмента – списком дел. Есть как сервисы с большой функциональностью, полностью отвечающие методике GTD, так и совсем простые, но зато очень удобные в использовании. Также набирают обороты проекты, реализующие отдельные инструменты самомотивации или организации времени. При этом они предлагают некоторые дополнительные "вкусности", которые не могут дать оффлайн-программы или бумажные средства. Например, сайт worktrek.com позволяет не только вести календарик-пинарик (средство для повышения "ощущаемости" каждого прожитого дня), но и просматривать усредненную статистику по всем пользователям. Проект для ввода регулярных дел в привычку – advirtus.com – помимо осуществления своей основной функции предлагает и интересный социальный инструмент – возможность участвовать в общем рейтинге и брать себе задания, созданные другими пользователями. Достоинством отдельно устанавливаемых программ является отсутствие необходимости в доступе к Интернету. Также они предоставляют лучшие графические возможности, а зачастую и более быстрый и удобный интерфейс. Например, программа для ведения списка дел MyLifeOrganized имеет огромные функциональные возможности, которыми не может похвастаться ни один онлайн-сервис, при желании ненужные элементы можно просто спрятать.

Большим недостатком современных технических средств тайм- менеджмента можно назвать слабую мобильность. Однако многие программы и сервисы уже имеют упрощенные версии для мобильных телефонов, а также при необходимости дают возможность быстро и просто распечатывать материалы. В целом, глядя на развитие электронных инструментов, можно сказать, что они уже сейчас позволяют разным социотипам сделать выбор наиболее удобных для себя средств и если не полностью, то хотя бы частично уйти от традиционного бумажного планирования, выиграв при этом в скорости, возможностях и удобстве.

• URL: improvement.ru.